Thảo Viên Resort phù hợp với cách tổ chức outing mà doanh nghiệp không phải dành quá nhiều thời gian cho việc di chuyển
Với tour một ngày, quãng đường không nên chiếm quá nhiều thời gian bởi phần giá trị nhất của chuyến đi nằm ở lúc mọi người thực sự ở cùng nhau tại điểm đến. Một đoàn phải ngồi xe quá lâu vào buổi sáng rồi lại dành một quãng tương tự để trở về sẽ rất khó tạo được cảm giác nghỉ ngơi, đặc biệt khi ở giữa ngày còn có teambuilding và Gala Lunch. Vì vậy, khi lựa chọn một khu nghỉ dưỡng cho chương trình đi – về trong ngày từ Hà Nội, INTOUR thường quan tâm trước tiên đến khả năng tổ chức một nhịp hành trình vừa phải, để khách tới nơi vẫn còn năng lượng và sau bữa trưa vẫn có thời gian thư giãn.
Điều doanh nghiệp nên tận dụng ở một chương trình như Thảo Viên Resort không phải là cố đưa thêm nhiều điểm tham quan vào lịch, mà là sử dụng tốt chính không gian nghỉ dưỡng. Khi khách không phải liên tục lên xe, xuống xe và tập trung lại, thời gian dành cho đồng nghiệp tự nhiên tăng lên. Sau một buổi sáng cùng chơi, một nhóm có thể ngồi uống nước với nhau, những người ở các phòng ban khác có thể tiếp tục trò chuyện và lãnh đạo cũng có cơ hội giao lưu với nhân viên trong một bối cảnh bớt hình thức hơn văn phòng.
Theo kinh nghiệm thực tế của INTOUR, rất nhiều giá trị kết nối không xuất hiện trong lúc MC đang cầm micro mà lại hình thành trong những khoảng mọi người được để yên. Teambuilding tạo ra lý do để bắt đầu tương tác, còn không gian nghỉ dưỡng sau đó mới là lúc những mối quan hệ được tiếp tục một cách tự nhiên.
Với chương trình 1 ngày, giờ xe rời Hà Nội phải được giữ ngay từ đầu thay vì cố bù ở phía sau
Một trong những lỗi thường gặp ở các đoàn doanh nghiệp là bố trí quá nhiều điểm đón vì muốn thuận tiện cho từng nhóm nhân viên. Với đoàn nhỏ, cách này còn có thể xử lý được, nhưng khi số lượng tăng lên vài trăm người và phải sử dụng nhiều xe, mỗi điểm đón phát sinh thêm đều có khả năng tạo khoảng chênh giữa xe đầu và xe cuối. Đến khi xe đầu đã có mặt tại resort nhưng một vài xe khác vẫn đang trên đường, chương trình chưa thể bắt đầu, khách tới sớm phải chờ và quỹ thời gian của buổi sáng bị giảm đi mà không ai cảm thấy mình đã làm gì sai.
INTOUR thường khuyến nghị doanh nghiệp gom khách tại một hoặc một vài điểm thuận tuyến từ Hà Nội. Cách này có thể khiến một số nhân viên phải chủ động di chuyển thêm một đoạn vào buổi sáng, nhưng đổi lại toàn đoàn có thể xuất phát gần nhau, tới điểm đến cùng nhịp và bắt đầu chương trình mà không phải chờ quá lâu. Với tour chỉ có một ngày, ba mươi phút tiết kiệm được vào buổi sáng có giá trị rất lớn bởi đó có thể là chính khoảng nghỉ trước Gala Lunch hoặc khoảng thư giãn cuối ngày.
Kinh nghiệm điều hành đoàn cho thấy không nên đặt mục tiêu làm cho từng người thuận tiện tối đa nếu điều đó khiến cả tập thể liên tục chờ nhau. Chương trình doanh nghiệp cần được tối ưu theo dòng vận hành chung của đoàn, bởi chỉ khi đoàn đi cùng một nhịp thì các phần teambuilding, ăn uống và sân khấu mới dễ giữ đúng chất lượng.
Khi chọn khu vực tổ chức, cần nhìn đồng thời mặt sân, nhà hàng và đường di chuyển của khách
Một khu nghỉ dưỡng có thể đẹp khi nhìn bằng hình ảnh, nhưng với người tổ chức sự kiện, câu hỏi quan trọng hơn là đoàn sẽ di chuyển như thế nào trong suốt ngày. Xe dừng ở đâu, khách xuống xe tập trung ở khu vực nào, sân teambuilding cách điểm nghỉ bao xa, sau khi chơi xong có nơi nào để khách chỉnh trang và từ sân sang Gala Lunch mất bao nhiêu thời gian đều là những chi tiết ảnh hưởng trực tiếp tới cảm nhận của người tham gia.
Với đoàn 50 người, một quãng đi bộ thêm vài phút thường không đáng kể. Nhưng với 200–300 khách, chỉ cần mỗi lần tập trung mất thêm mười lăm phút thì sau vài lần di chuyển, doanh nghiệp đã mất gần một giờ mà không hề có thêm trải nghiệm nào. Vì vậy, INTOUR thường ưu tiên cấu trúc chương trình mà các không gian chính nằm tương đối thuận tiện với nhau, để sau khi kết thúc teambuilding khách có thể chuyển sang khu Gala Lunch mà không cần gọi cả đoàn lên xe hoặc mất quá nhiều thời gian gom người.
Trong thực tế làm sự kiện, sự thuận tiện này thường đáng giá hơn một vài khác biệt nhỏ về cảnh quan. Một địa điểm cho phép đoàn vận hành gọn sẽ giúp MC giữ nhịp, nhà hàng phục vụ đúng giờ và khách ít có cảm giác bị gọi tập trung liên tục. Đó cũng là lý do việc khảo sát hoặc xác định kỹ mặt bằng trước khi chốt chương trình luôn quan trọng hơn chỉ nhìn hình ảnh quảng bá.
Team Building Thảo Viên Resort nên được viết từ mặt sân và con người thật của đoàn
INTOUR không có xu hướng mang một bộ trò chơi cố định tới tất cả các resort. Mặt sân khác nhau thì cách tổ chức phải khác, và thành phần khách khác nhau thì cường độ cũng phải thay đổi. Một đoàn chủ yếu là nhân viên trẻ có thể chơi những thử thách cần vận động nhiều hơn, trong khi doanh nghiệp có nhiều quản lý hoặc nhân viên trung niên nên ưu tiên những game phối hợp, giữ nhịp, giao tiếp và chiến thuật để mọi người đều có vai trò.
Khi khảo sát một sân resort, người điều hành cần nhìn không chỉ chiều rộng mà còn bề mặt, khoảng chạy, vị trí âm thanh, khu tập kết đạo cụ và cách khách tiếp cận sân. Nếu mặt bằng không quá lớn nhưng game lại đòi hỏi sáu đội chạy song song, chương trình sẽ trở nên chật và dễ va chạm. Nếu sân phù hợp với thử thách phối hợp hơn nhưng người tổ chức vẫn cố sử dụng game chạy dài, khách sẽ mất sức mà hình ảnh chưa chắc đẹp.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, một buổi teambuilding hiệu quả thường không cần quá nhiều trò. Quan trọng là mỗi thử thách có lý do xuất hiện và các game nối với nhau thành một mạch. Khách bắt đầu bằng phần khởi động vừa phải, sau đó tăng dần mức phối hợp, tới cuối chương trình cả đội đã thực sự có cảm giác cùng nhau hoàn thành một mục tiêu. Khi mạch được xây đúng, khách không cảm thấy mình đang chơi lần lượt từng trò rời rạc mà có cảm giác cả tập thể vừa trải qua một hành trình ngắn cùng nhau.
Phần khởi động cần đủ nhẹ để khách chuyển trạng thái từ ngồi xe sang hoạt động
Người mới xuống xe không nên lập tức được yêu cầu chạy hoặc vận động mạnh. Cơ thể cần thời gian để thích nghi, trong khi tâm lý của khách cũng cần một khoảng để rời khỏi trạng thái buổi sáng còn nói chuyện công việc, kiểm tra điện thoại hoặc chưa thực sự hòa vào không khí chuyến đi.
INTOUR thường dùng phần đầu để tạo tiếng cười, giúp các thành viên làm quen với màu đội, quản trò và những người xung quanh. Khi không khí đã mở, game mới dần tăng yêu cầu phối hợp. Cách tổ chức này đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có nhiều nhân sự mới hoặc các phòng ban ít tương tác, bởi người chơi cần được dẫn từ từ vào trạng thái sẵn sàng giao tiếp thay vì bị ném ngay vào một cuộc thi.
Trong thực tế, một sân chơi quá ồn ngay từ phút đầu chưa chắc đã hiệu quả. Có những chương trình MC hô rất lớn, khách chạy rất nhiều nhưng cuối cùng người chơi vẫn chỉ bám vào nhóm quen thuộc. Ngược lại, nếu game khiến mọi người phải lắng nghe, chia vai và điều chỉnh theo người khác, mức độ gắn kết thực sự sẽ cao hơn.
Cách chia đội thường quyết định nhiều hơn số lượng đạo cụ
Nếu mục tiêu của chuyến đi là tăng tương tác giữa các bộ phận, việc chia nguyên phòng kinh doanh thành một đội, phòng kế toán thành một đội và phòng kỹ thuật thành một đội gần như chỉ giúp những nhóm vốn đã quen nhau chơi vui hơn. Điều doanh nghiệp cần sau chuyến đi có thể là những mối quan hệ mới, vì vậy INTOUR thường khuyến nghị trộn nhân sự giữa các bộ phận khi phù hợp.
Một đội có người kinh doanh, kế toán, kỹ thuật, hành chính và quản lý buộc các thành viên phải nhanh chóng tìm cách giao tiếp với nhau. Người khỏe có thể đảm nhận phần vận động, người quan sát tốt hỗ trợ chiến thuật, người có khả năng tổ chức đứng ra phân vai. Khi một thử thách được xây sao cho mỗi vị trí đều cần thiết, những người ít vận động không bị biến thành khán giả và nhóm trẻ cũng không phải chơi thay cả đội.
Với doanh nghiệp đang tuyển thêm nhiều nhân sự, cách chia này còn có tác dụng giúp người mới hòa nhập nhanh hơn. Một buổi sáng cùng chơi có thể tạo ra nhiều mối liên hệ hơn những tuần đầu chỉ giao tiếp trong phạm vi phòng ban. Đây là giá trị mà một chương trình teambuilding tốt có thể tạo ra nếu ngay từ đầu người thiết kế hiểu mục tiêu của doanh nghiệp, thay vì chỉ tập trung vào việc sân phải thật sôi động.
Lãnh đạo nên tham gia đủ để tạo cảm giác đồng hành nhưng không cần bị đẩy vào những game quá sức
Trong nhiều chương trình, nhân viên rất hào hứng khi thấy lãnh đạo cùng mặc áo đội và bước xuống sân. Tuy nhiên, sự tham gia này chỉ có ý nghĩa khi diễn ra tự nhiên. Không cần giám đốc phải chạy hết các game hoặc bị MC liên tục gọi lên chỉ để tạo hình ảnh. Với đoàn có nhiều quản lý trung niên, INTOUR thường chọn một số thử thách phối hợp, chiến thuật hoặc phần kết để lãnh đạo cùng đội tham gia.
Khi lãnh đạo cùng giữ một đạo cụ, cùng tính cách giải quyết nhiệm vụ hoặc đứng chung trong phần hoàn thành cuối, nhân viên cảm nhận được sự đồng hành rõ hơn nhiều so với một bài nói dài về tinh thần đoàn kết. Khoảng cách cấp bậc trong vài giờ được giảm xuống một cách rất tự nhiên, và chính điều đó tạo nên một trong những giá trị khó thay thế của outing.
Người làm sự kiện có kinh nghiệm cũng cần biết giới hạn. Nếu vì muốn tạo khoảnh khắc vui mà ép lãnh đạo hoặc khách lớn tuổi vào một thử thách không phù hợp, hiệu quả có thể ngược lại. Teambuilding nên giúp mọi người gần nhau hơn, không nên khiến bất kỳ nhóm nào cảm thấy mình đang phải “hoàn thành nhiệm vụ” vì chương trình yêu cầu.
Đừng để buổi Team Building quá dài chỉ vì khách đang chơi vui
Đây là tình huống rất thường gặp trong thực tế tổ chức. Khi sân đang có năng lượng tốt, MC muốn thêm một game, doanh nghiệp cũng thấy khách đang vui nên đồng ý kéo dài, và chỉ vài chục phút sau Gala Lunch đã bắt đầu bị ảnh hưởng. Với chương trình 1 ngày, phần mất đi thường chính là khoảng khách cần nghỉ và chỉnh trang trước khi vào tiệc.
INTOUR thường xác định trước giờ phải kết thúc sân và coi đây là một mốc tương đối cứng. Nếu trước đó có phát sinh, game phụ có thể được bỏ. Không cần chạy đủ mọi nội dung đã chuẩn bị nếu điều đó làm phần sau mất chất lượng. Người làm sự kiện lâu năm hiểu rằng một chương trình tốt không nằm ở việc hoàn thành hết những gì có trong kịch bản, mà ở khả năng điều chỉnh để tổng thể vẫn trọn vẹn.
Teambuilding nên dừng khi khách vẫn còn năng lượng. Cảm giác “vẫn muốn chơi thêm một chút” tốt hơn nhiều việc khách thở phào vì cuối cùng cũng được nghỉ. Khi rời sân trong trạng thái còn vui, mọi người bước sang Gala Lunch cũng dễ duy trì cảm xúc hơn.
Khoảng chuyển sang Gala Lunch phải đủ để khách cảm thấy mình bước vào một phần khác của ngày
Một chương trình trên giấy có thể ghi teambuilding kết thúc lúc 11 giờ và Gala Lunch bắt đầu lúc 11 giờ 15 phút, nhưng với đoàn đông, mười lăm phút gần như không đủ. Khách còn phải chụp hình, uống nước, đi vệ sinh, rửa mặt, thay hoặc chỉnh lại trang phục, trong khi một số phòng ban còn muốn có ảnh riêng trước tiệc.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, khoảng chuyển này phải được coi như một phần chính thức của chương trình. Nó không phải thời gian dự phòng để teambuilding lấy vào khi bị trễ. Đoàn càng đông, khoảng cần thiết càng lớn bởi tốc độ di chuyển của 200 người không thể giống 40 người.
Khi được chuẩn bị đủ thời gian, khách bước vào phòng Gala Lunch trong trạng thái đã ổn định, không còn mồ hôi hay vội vàng. MC có thể mở đầu gọn, nhà hàng phục vụ đồng đều và không phải liên tục đợi những bàn chưa xuống đủ người. Một chi tiết tưởng nhỏ lại ảnh hưởng rất lớn tới cảm giác chuyên nghiệp của chương trình.
Gala Lunch tại Thảo Viên Resort nên là phần chuyển từ thi đấu sang giao lưu
Buổi sáng khách đã có đủ tiếng hô, cạnh tranh và năng lượng vận động, vì vậy Gala Lunch không nên tiếp tục trở thành một phiên teambuilding thứ hai trong nhà. Đây là lúc chương trình cần đổi nhịp, để mọi người ngồi lại, dùng bữa, trò chuyện và có những phần sân khấu vừa đủ để tạo điểm nhấn.
Nếu đây là outing thường niên, Gala Lunch có thể thiên về giao lưu, một vài gameshow nhẹ, văn nghệ nội bộ hoặc bốc thăm. Nếu doanh nghiệp tổ chức nhân dịp sinh nhật công ty, phần nhìn lại hành trình phát triển và nghi thức kỷ niệm nên được đặt rõ hơn. Nếu mục tiêu là tổng kết hoặc vinh danh, phần ghi nhận nhân viên cần có vị trí xứng đáng thay vì bị chen giữa quá nhiều trò chơi.
Theo kinh nghiệm làm Gala của INTOUR, không phải cứ sân khấu liên tục có hoạt động mới tạo được không khí. Khách cần những khoảng ăn và nói chuyện, đặc biệt sau một buổi sáng đã vận động. MC giỏi là người biết lúc nào cần kéo năng lượng và lúc nào nên lùi lại để chương trình tự thở.
Phần mở đầu Gala Lunch nên gọn, bởi khách vừa hoạt động xong và thường đã đói
Một sai lầm khá phổ biến là đưa quá nhiều phát biểu vào đầu tiệc. Khách đã chơi cả buổi sáng, tới nhà hàng thường muốn ngồi và dùng bữa, nên nếu phải nghe liên tục ba hoặc bốn phần chia sẻ dài, không khí sẽ giảm nhanh dù nội dung có ý nghĩa.
INTOUR thường khuyến nghị một phần mở đầu rõ nhưng ngắn. MC giới thiệu chủ đề, mời đại diện lãnh đạo chia sẻ những nội dung thực sự cần thiết, sau đó chuyển sang khai tiệc. Các phần video, gameshow, văn nghệ hoặc vinh danh có thể được phân bổ trong bữa ăn theo đúng nhịp phục vụ.
Trong thực tế vận hành, nhà hàng và sân khấu không thể chạy hai lịch riêng. Khi lãnh đạo đang phát biểu hoặc video đang chiếu, nhân viên phục vụ nên hạn chế đưa món gây phân tán. Ngược lại, khi món nóng vừa được lên đồng loạt, MC cũng không nên yêu cầu cả hội trường đứng dậy tham gia trò chơi. Hai bên hiểu nhịp của nhau thì bữa tiệc mới trôi chảy.
Nếu có vinh danh, cần chuẩn bị chính xác hơn mọi phần trang trí
Phần vinh danh thường là khoảnh khắc có giá trị nhất với người được ghi nhận, nên INTOUR luôn xem đây là một nội dung cần chuẩn bị kỹ. Danh sách họ tên, chức danh, hạng mục, người trao và phần quà cần được thống nhất trước. Cúp, bằng khen hoặc quà tặng phải xếp đúng trình tự để hậu trường không phải tìm giữa lúc MC đang chờ trên sân khấu.
Với đoàn đông, người phụ trách hậu trường cũng nên biết khách được gọi đang ngồi bàn nào. Trước một vài phút, họ được báo để sẵn sàng, tránh cảnh cả hội trường phải chờ trong khi một đồng nghiệp đi tìm người nhận giải. Nếu danh sách vinh danh dài, doanh nghiệp có thể chia theo nhóm hoặc hạng mục để giữ nhịp và giúp mỗi phần vẫn có cảm xúc.
Một phần vinh danh ngắn, đúng tên và đúng lý do ghi nhận thường giá trị hơn rất nhiều một nghi thức cầu kỳ nhưng kéo dài. Đây là kinh nghiệm khá rõ sau nhiều chương trình doanh nghiệp: khách nhớ cảm giác mình được trân trọng, chứ không nhớ sân khấu đã có bao nhiêu hiệu ứng.
MC buổi trưa phải khác MC trên sân Team Building
Buổi sáng, người dẫn cần giọng khỏe, phản ứng nhanh, giữ được nhiều đội và có khả năng nâng năng lượng. Đến Gala Lunch, nếu vẫn sử dụng cách hô liên tục và kéo khách tham gia không ngừng, bữa tiệc rất dễ trở nên mệt.
INTOUR thường lựa chọn phong cách MC dựa trên văn hóa doanh nghiệp. Công ty trẻ có thể thích cách dẫn nhanh, hài hước và nhiều tương tác; doanh nghiệp có nhiều quản lý trung niên lại phù hợp với người dẫn gọn, lịch sự và biết tạo khoảng lắng. Quan trọng nhất là MC phải đọc được phản ứng của khách, bởi kịch bản chỉ là khung, còn cách dẫn phải thay đổi theo không khí thực tế trong phòng.
MC cũng cần phối hợp chặt với kỹ thuật và hậu trường. Khi mời lãnh đạo lên sân khấu, nhạc phải sẵn; khi chiếu video, file phải được kiểm tra trước; khi vinh danh, quà và người nhận phải ở đúng vị trí. Nếu doanh nghiệp cần bố trí riêng, có thể kết hợp dịch vụ MC, PG, PB tại Hà Nội theo quy mô và phong cách chương trình.
Sân khấu Gala Lunch không cần lớn, nhưng phải đúng tỷ lệ và vận hành ổn định
Với chương trình một ngày, doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư một sân khấu quá lớn. Đoàn vài chục đến hơn một trăm khách có thể chỉ cần backdrop được thiết kế tốt, âm thanh rõ và ánh sáng phù hợp. Nếu chương trình có nhiều video, vinh danh hoặc nội dung thương hiệu, màn hình LED có thể tạo thêm giá trị, nhưng mọi thứ vẫn phải dựa trên diện tích phòng tiệc.
Một sân khấu chiếm quá nhiều không gian có thể khiến bàn khách bị ép, lối phục vụ chật và người ngồi gần loa cảm thấy khó chịu. Theo kinh nghiệm của INTOUR, tỷ lệ luôn quan trọng hơn kích thước. Một cấu hình vừa phải nhưng khách nhìn rõ, âm thanh ổn định và nhà hàng phục vụ thuận sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn một hệ thống rất lớn nhưng không phù hợp mặt bằng.
Âm thanh đặc biệt cần ưu tiên tiếng micro. Gala Lunch doanh nghiệp có nhiều phần phát biểu và tương tác nên hệ thống phải rõ, không hú và phủ đủ khu vực. Doanh nghiệp có nhu cầu có thể kết hợp thiết bị tổ chức sự kiện tại Hà Nội theo cấu hình thực tế của chương trình.
Bữa trưa phải được nhìn bằng khả năng phục vụ đoàn, không chỉ bằng danh sách món
Khi tư vấn thực đơn cho đoàn doanh nghiệp, người làm tour có kinh nghiệm không chỉ hỏi món gì ngon mà còn phải hỏi nhà hàng có thể phục vụ cùng lúc bao nhiêu khách và tốc độ lên món như thế nào. Một menu hấp dẫn nhưng bàn đầu đã ăn gần xong trong khi bàn cuối mới có vài món sẽ khiến Gala Lunch mất nhịp rất nhanh. Những người ăn xong bắt đầu đứng dậy, sân khấu khó giữ tập trung và cảm giác đồng đều giữa các bàn giảm hẳn.
INTOUR thường ưu tiên thực đơn dễ dùng, phù hợp nhiều độ tuổi và khả năng phục vụ số đông. Nếu đoàn có khách ăn chay, dị ứng hoặc cần chế độ đặc biệt, danh sách nên được gửi trước để bếp chuẩn bị. Việc chờ tới lúc khách ngồi xuống mới xử lý thường khiến một vài bàn bị thiếu món và tạo cảm giác không được chăm sóc.
Nhà hàng cũng cần biết timeline sân khấu để lựa chọn lúc lên món mạnh và lúc nên giảm hoạt động. Khi bếp, MC và hậu trường phối hợp tốt, khách không cảm thấy có ba bộ phận khác nhau đang chạy cùng một căn phòng; họ chỉ cảm nhận một bữa tiệc diễn ra tự nhiên.
Chương trình không lưu trú nhưng danh sách khách vẫn phải được tổ chức ngay từ Hà Nội
Không có rooming list không có nghĩa công tác danh sách trở nên đơn giản. Với đoàn lớn, khách nên được chia theo xe trước ngày đi, mỗi xe có một đầu mối và danh sách rõ. Nếu teambuilding trộn phòng ban, danh sách đội cũng cần chuẩn bị trước để tới sân khách chỉ việc tập trung đúng màu hoặc đúng số đội.
Trong thực tế, việc tới resort rồi mới bắt đầu chia đội thường lấy đi rất nhiều năng lượng. Khách đứng chờ, MC liên tục gọi tên, người này đổi đội với người kia và tới khi game bắt đầu thì phần khởi động đã mất gần hết hứng thú. Những việc có thể giải quyết trước tại Hà Nội không nên để tới điểm đến mới làm.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, một chương trình càng lớn càng cần ít quyết định được đưa ra tại chỗ. Hậu trường chuẩn bị càng kỹ thì khách càng có cảm giác chuyến đi đơn giản.
Nếu tổ chức Family Day, chương trình tại Thảo Viên Resort cần mềm hơn một outing thuần nhân viên
Khi nhân viên đi cùng vợ/chồng và trẻ em, doanh nghiệp không nên chỉ thêm số lượng người vào một kịch bản teambuilding cũ. Gia đình có nhịp hoàn toàn khác. Trẻ nhỏ phải dậy sớm, ngồi xe và dễ mất sức; người lớn tuổi có thể không muốn vận động nhiều; người thân của nhân viên cũng không có nhu cầu tham gia những hoạt động mang tính nội bộ giống nhân viên.
INTOUR thường mở một phần đầu cho cả gia đình cùng tham gia, sau đó giảm dần mức bắt buộc. Một vài game chung tạo không khí, còn phần chính của teambuilding dành cho nhân viên. Gala Lunch cũng nên có thêm gameshow gia đình, phần dành cho trẻ hoặc lời cảm ơn người thân để họ cảm thấy mình là một phần của chuyến đi.
Quan trọng nhất là giữ khoảng tự do. Family Day thành công không phải khi gia đình tham gia tất cả, mà khi họ cảm thấy được doanh nghiệp chào đón và vẫn có thời gian nghỉ theo nhu cầu riêng.
Phương án mưa phải đủ tốt để khách không cảm thấy mình đang dùng “kịch bản dự phòng”
Với chương trình ngoài trời, mưa hoặc mặt sân trơn luôn là khả năng cần chuẩn bị. Người làm sự kiện có kinh nghiệm không chờ tới sát giờ mới bắt đầu hỏi “nếu mưa thì làm gì”, bởi lúc đó thường đã quá muộn để đổi thiết bị và bố trí không gian.
INTOUR thường chuẩn bị một phương án riêng cho không gian trong nhà hoặc khu vực phù hợp, trong đó bộ game được thiết kế lại thay vì cố mang nguyên trò ngoài sân vào. Những thử thách cần chạy, đạo cụ lớn hoặc khoảng cách dài được thay bằng nội dung phối hợp, tương tác, tư duy và gameshow tập thể.
Doanh nghiệp và đội tổ chức cũng nên thống nhất trước mốc quyết định đổi phương án. Khi một đầu mối có quyền chốt, kỹ thuật và MC có thời gian chuẩn bị, khách tới nơi sẽ thấy một chương trình hoàn chỉnh dù thời tiết thay đổi. Đây mới là giá trị của phương án B; nó không phải cách chữa cháy mà phải là một chương trình thứ hai đủ tốt.
Sau Gala Lunch nên có một khoảng nghỉ để chuyến đi còn giữ được chất nghỉ dưỡng
Một trong những cách làm chương trình 1 ngày trở nên mệt nhất là vừa kết thúc Gala Lunch đã gọi khách lên xe. Sau một buổi sáng hoạt động và một bữa trưa có sân khấu, cơ thể cần một khoảng chuyển trước khi ngồi xe về Hà Nội.
Tùy phạm vi dịch vụ thực tế của đoàn, doanh nghiệp có thể dành một khoảng để khách đi dạo, nghỉ, uống nước hoặc sinh hoạt tự do tại khu nghỉ dưỡng. Không cần tổ chức thêm game và cũng không nhất thiết phải có MC.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, đây thường là khoảng thời gian rất có giá trị. Những người vừa chơi cùng một đội bắt đầu ngồi nói chuyện với nhau, lãnh đạo có thể giao lưu với nhân viên mà không cần nghi thức và các nhóm phòng ban tự hình thành những cuộc trò chuyện rất tự nhiên. Nếu teambuilding là lúc mở cánh cửa kết nối, thì khoảng nghỉ này chính là lúc mọi người bước qua cánh cửa đó theo cách thoải mái nhất.
Đoàn càng đông càng phải tăng bộ máy vận hành chứ không chỉ tăng số xe
Với đoàn vài trăm người, không thể kỳ vọng một hướng dẫn viên vừa quản lý xe, vừa chia đội, vừa xử lý sân chơi rồi buổi trưa lại chạy hậu trường Gala Lunch. Khi một người ôm quá nhiều việc, chỉ cần phát sinh ở một khâu là phần còn lại lập tức thiếu người xử lý.
Trong thực tế tổ chức, mỗi xe nên có đầu mối; teambuilding có MC, điều phối game, trọng tài và kỹ thuật riêng; Gala Lunch có hậu trường phụ trách người phát biểu, video, quà và các nội dung sân khấu. Các nhóm này làm công việc khác nhau nhưng phải nhìn chung một timeline để không có bộ phận nào chạy trước hoặc chậm hơn phần còn lại.
Với đoàn lớn, INTOUR có thể bố trí thêm nhân sự sự kiện tại Hà Nội theo từng vị trí. Khách không cần biết phía sau có bao nhiêu người; điều họ cần cảm nhận là lúc xuống xe có người hướng dẫn, khi ra sân mọi thứ đã sẵn và đến Gala Lunch chương trình bắt đầu đúng lúc.
Mỗi doanh nghiệp nên có một phiên bản Thảo Viên Resort khác nhau
Cùng một địa điểm nhưng một công ty công nghệ trẻ, một nhà máy vài trăm công nhân và một doanh nghiệp có nhiều cán bộ quản lý không nên dùng chung một cấu trúc. Công ty trẻ có thể tăng cường độ teambuilding và giữ Gala Lunch vui, nhiều tương tác. Doanh nghiệp có nhiều quản lý nên giảm chạy, tăng thử thách phối hợp và dành nhiều thời gian hơn cho giao lưu. Nhà máy đông người cần game rõ luật, nhiều người tham gia đồng thời và hạn chế những phần phải đứng chờ.
Nếu chuyến đi gắn với sinh nhật công ty, teambuilding có thể mở một thông điệp xuyên suốt nhưng Gala Lunch mới là phần đưa câu chuyện thương hiệu và vinh danh lên cao trào. Nếu là Family Day, cấu trúc lại phải mềm hơn, có phần cho trẻ em và nhiều khoảng tự do.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, địa điểm chỉ là nền. Chương trình có hay hay không phụ thuộc vào việc người tổ chức có hiểu tập thể đang tham gia là ai và doanh nghiệp muốn mọi người thay đổi điều gì sau ngày đi đó.
Tour Team Building – Gala Lunch Thảo Viên Resort có thể tổ chức đồng bộ những dịch vụ nào?
Tùy theo quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp, INTOUR có thể tổ chức xe khởi hành từ Hà Nội, chương trình teambuilding, MC, đạo cụ, âm thanh, bữa trưa, Gala Lunch, backdrop, sân khấu và đội vận hành. Nếu doanh nghiệp có sinh nhật công ty, tổng kết hoặc vinh danh, chương trình có thể bổ sung video, cúp, quà, quay phim, chụp ảnh và những hạng mục sân khấu phù hợp.
Trường hợp doanh nghiệp muốn đồng bộ hình ảnh từ khu check-in tới phòng tiệc, có thể kết hợp trang trí sự kiện tại Hà Nội cho backdrop, photobooth và các hạng mục nhận diện. Những tiện ích nghỉ dưỡng hoặc dịch vụ khác tại resort sẽ được tính theo phạm vi thực tế được xác nhận cho đoàn tại thời điểm tổ chức, tránh đưa vào phương án những nội dung chưa chắc phù hợp với thời điểm đi.
INTOUR không mặc định đoàn nào cũng cần sân khấu lớn, LED hoặc quá nhiều đạo cụ. Ngân sách nên được đặt vào những phần khách thực sự cảm nhận: xe đi thuận, sân chơi tốt, bữa ăn ổn, MC phù hợp và chương trình không phải chờ.
Giá Tour Team Building – Gala Lunch Thảo Viên Resort 1 ngày phụ thuộc vào cách doanh nghiệp muốn tổ chức
Không có một mức giá cố định cho mọi đoàn bởi số lượng khách chỉ là một trong nhiều yếu tố. Xe thay đổi theo số người, loại phương tiện và số điểm đón tại Hà Nội; bữa ăn phụ thuộc tiêu chuẩn thực đơn; teambuilding thay đổi theo số đội, loại đạo cụ, MC, âm thanh và số lượng nhân sự; còn Gala Lunch có thể từ cấu hình gọn với backdrop và âm thanh đến chương trình có LED, quay chụp, vinh danh và các tiết mục riêng.
Thời điểm tổ chức cũng ảnh hưởng khả năng giữ mặt bằng và dịch vụ, đặc biệt với những đoàn lớn hoặc đi vào cuối tuần. Vì vậy, INTOUR thường tách các phần chính trong phương án để doanh nghiệp nhìn được ngân sách đang dành cho đâu. Nếu cần tối ưu, có thể giảm một hạng mục trang trí chưa thật sự cần nhưng vẫn giữ chất lượng xe, bữa ăn hoặc nhân sự vận hành, thay vì giảm đồng loạt khiến toàn chương trình mất chất.
Theo kinh nghiệm làm đoàn, chi phí hiệu quả không có nghĩa là chọn tất cả phương án thấp nhất. Điều quan trọng là biết phần nào khách nhìn thấy ít nhưng ảnh hưởng rất lớn tới trải nghiệm, chẳng hạn số lượng điều phối viên hay thời gian phục vụ nhà hàng.
Chương trình một ngày vẫn nên được chuẩn bị sớm
Nhiều doanh nghiệp nghĩ không lưu trú thì có thể chốt sát ngày, nhưng thực tế vẫn phải giữ xe, mặt bằng teambuilding, nhà hàng và đội kỹ thuật. Đoàn càng lớn, việc chuẩn bị càng cần sớm để có đủ thời gian chọn sân phù hợp và xây chương trình theo đúng số khách.
Sau khi dịch vụ chính được xác nhận, đội vận hành còn phải chia xe, chia đội, chuẩn bị đạo cụ, thiết kế backdrop, kiểm tra file video, chuẩn bị cúp, quà và danh sách vinh danh. Các trường hợp ăn đặc biệt cũng cần tổng hợp trước để nhà hàng xử lý.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, doanh nghiệp nên có một đầu mối đủ quyền chốt cuối. Khi có quá nhiều phòng ban cùng gửi thay đổi vào sát ngày, danh sách rất dễ tồn tại nhiều phiên bản, từ đó kéo theo sai số ở xe, đội chơi, bàn tiệc hoặc phần vinh danh. Một chương trình tốt thường bắt đầu từ việc hậu trường có một thông tin thống nhất.
Vì sao nên chọn INTOUR Hà Nội cho Tour Team Building – Gala Lunch Thảo Viên Resort 1 ngày?
Điểm khó của một chương trình đi – về trong ngày không nằm ở việc tìm xe hay đặt một bữa trưa, mà ở cách tất cả các phần được nối với nhau sao cho khách không cảm thấy mình đang chạy theo lịch. INTOUR tính chương trình từ lúc khách tập trung tại Hà Nội, thời gian xe rời điểm đón, cách chia đội, mặt sân, cường độ teambuilding, giờ kết thúc, khoảng chuyển sang Gala Lunch và thời gian nghỉ trước khi đoàn trở về.
Với kinh nghiệm tổ chức tour doanh nghiệp và sự kiện, INTOUR không tách teambuilding, Gala Lunch và điều hành tour thành ba phần độc lập. Nếu khách tới trễ, MC phải biết phần nào có thể rút; nếu sân thay đổi, game phải điều chỉnh; nếu bữa ăn cần lên sớm, sân khấu phải biết nhịp nhà hàng. Tất cả được nhìn như một chương trình duy nhất.
Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng bộ dịch vụ tổ chức teambuilding tại Hà Nội, xe, ăn uống, MC, âm thanh, sân khấu và nhân sự thông qua một đầu mối. Mục tiêu cuối cùng không phải để khách nhớ INTOUR đã tổ chức bao nhiêu game, mà để khi xe quay lại Hà Nội vào cuối ngày, mọi người cảm thấy mình vừa có một ngày đủ vui, đủ gần nhau và vẫn còn năng lượng để ngày hôm sau trở lại công việc bình thường.
Liên hệ tổ chức Tour Team Building – Gala Lunch Thảo Viên Resort 1 Ngày
Doanh nghiệp đang chuẩn bị Tour Team Building – Gala Lunch Thảo Viên Resort 1 ngày có thể cung cấp ngày dự kiến, số lượng người tham gia, cơ cấu độ tuổi, điểm đón tại Hà Nội, mục tiêu chương trình, tiêu chuẩn bữa trưa và yêu cầu Gala Lunch để INTOUR xây dựng phương án phù hợp với thực tế của đoàn.
INTOUR nhận tổ chức chương trình outing 1 ngày, teambuilding, Gala Lunch, sinh nhật công ty, vinh danh và Family Day cho doanh nghiệp, cơ quan, nhà máy, trường học, hiệp hội cùng các tập thể tại Hà Nội và khu vực miền Bắc.
INTOUR HÀ NỘI – TOUR TEAM BUILDING & GALA LUNCH THẢO VIÊN RESORT
Hotline: 084 20 72 772 – 084 72 72 772
Email: [email protected]
Văn phòng Hà Nội: Tòa Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Yên Hòa, Hà Nội
Website: INTOUR Hà Nội
