Tour doanh nghiệp 2 ngày 1 đêm nên được xây quanh một mục tiêu chính
Điều đầu tiên INTOUR thường trao đổi với doanh nghiệp không phải là muốn chơi bao nhiêu game hay sân khấu Gala Dinner lớn đến đâu, mà là lý do thực sự của chuyến đi. Có công ty muốn nhân viên được nghỉ sau một giai đoạn làm việc căng thẳng, có đơn vị muốn kết nối những phòng ban ít có cơ hội làm việc cùng nhau, có doanh nghiệp lại kết hợp outing với kỷ niệm thành lập, vinh danh hoặc tổng kết một chặng kinh doanh.
Mục tiêu khác nhau sẽ dẫn đến cách sử dụng hai ngày hoàn toàn khác nhau. Nếu trọng tâm là gắn kết, phần teambuilding cần được dành khung giờ tốt, nhân viên phải có đủ thể lực và trò chơi phải tạo được sự phối hợp thực sự giữa các phòng ban. Nếu Gala Dinner mới là điểm nhấn, chẳng hạn dịp kỷ niệm thành lập hoặc vinh danh tập thể, chương trình ngoài trời nên vừa phải để nhân viên còn đủ năng lượng cho buổi tối.
Kinh nghiệm thực tế cho thấy một trong những lỗi thường gặp nhất là doanh nghiệp muốn tất cả trong một chuyến đi: phải có tham quan, teambuilding thật nhiều game, Gala Dinner, vinh danh, văn nghệ, gameshow, tiệc kéo dài và sáng hôm sau lại tiếp tục một hoạt động tập thể khác. Khi mọi nội dung đều được xem là quan trọng như nhau, khách gần như không còn thời gian để nghỉ.
Một chương trình tốt thường biết rõ đâu là cao trào và đâu chỉ là phần bổ trợ. Khi điều này được xác định ngay từ đầu, toàn bộ việc chọn giờ xe, phân phòng, bố trí bữa ăn và đầu tư sân khấu trở nên hợp lý hơn.
Team Building tại Thảo Viên Resort phải bắt đầu từ thành phần người chơi
Không có một bộ trò chơi nào có thể áp dụng tốt cho tất cả doanh nghiệp. Một công ty có phần lớn nhân viên ở độ tuổi hai mươi đến ba mươi sẽ bắt nhịp rất khác một đoàn có nhiều quản lý trung niên, nhân sự văn phòng nhiều độ tuổi hoặc nhân viên đi cùng gia đình.
Vì vậy, trước khi viết game, INTOUR thường xem cơ cấu đoàn. Nếu nhóm trẻ chiếm đa số, chương trình có thể nhanh, mạnh hơn và đưa vào các thử thách cần vận động nhiều. Khi tập thể có nhiều độ tuổi, chúng tôi lại ưu tiên những trò yêu cầu giao tiếp, phân công và phối hợp. Cách này giúp một người không khỏe vẫn có vai trò trong đội thay vì phải đứng bên ngoài từ những phút đầu.
Đây là điều rất quan trọng đối với mục tiêu gắn kết. Một chương trình nhìn rất náo nhiệt nhưng chỉ có khoảng một phần ba thành viên thực sự tham gia thì hiệu quả chưa chắc cao. Trong thực tế, có những trò đơn giản nhưng buộc toàn đội phải cùng di chuyển, cùng giữ một đạo cụ hoặc cùng giải quyết một nhiệm vụ lại tạo mức tương tác tốt hơn những game chỉ chọn vài người đại diện.
Với đoàn có lãnh đạo tham gia, INTOUR cũng thường khuyến khích bố trí một phần để ban lãnh đạo cùng chơi với nhân viên. Không cần lãnh đạo tham gia tất cả thử thách; đôi khi chỉ cần có mặt trong phần khởi động hoặc cùng đội hoàn thành game cuối đã đủ tạo cảm giác gần gũi. Hiệu ứng này thường tự nhiên hơn rất nhiều so với một bài phát biểu dài về tinh thần đồng đội.
Cách chia đội quyết định chương trình có thật sự tạo kết nối hay không
Nếu doanh nghiệp muốn các phòng ban hiểu nhau hơn nhưng khi chơi lại chia nguyên phòng kinh doanh thành một đội, phòng kế toán thành một đội và phòng kỹ thuật thành một đội, sau chương trình mọi người vẫn chủ yếu tương tác với những đồng nghiệp quen thuộc.
Với mục tiêu kết nối chéo, INTOUR thường phối hợp cùng đầu mối doanh nghiệp để trộn nhân sự giữa các bộ phận. Mỗi đội có người từ nhiều phòng ban, nhiều độ tuổi và nhiều vị trí công việc. Ban đầu khách thường mất thêm một chút thời gian để làm quen, nhưng chính sự lạ đó tạo ra giá trị. Những người ít khi có cơ hội làm việc với nhau phải nhanh chóng tìm cách giao tiếp, thống nhất chiến thuật và hỗ trợ nhau trong game.
Cách chia đội cũng phải phù hợp với quy mô. Đội quá đông khiến một số người đứng ngoài, trong khi quá nhiều đội lại kéo dài thời gian giải thích luật và chấm điểm. Người điều hành cần nhìn vào số khách, diện tích sân và cấu trúc từng game trước khi quyết định, chứ không nên mặc định cứ mười người một đội hoặc hai mươi người một đội cho mọi chương trình.
Nếu công ty có khách mời, lãnh đạo cấp cao hoặc thành viên có vấn đề sức khỏe, thông tin này càng cần được biết trước. Một người tham gia với vai trò cổ vũ hoặc cố vấn vẫn có thể tạo giá trị cho đội mà không phải thực hiện phần vận động quá sức.
Khảo sát sân chơi quan trọng hơn việc mang đến thật nhiều đạo cụ
Một trong những kinh nghiệm quan trọng của người làm teambuilding là không mang nguyên một kịch bản đã chơi ở địa điểm khác rồi mặc định sẽ phù hợp với Thảo Viên Resort. Mỗi mặt sân có kích thước, nền, lối đi, vị trí cây, độ dốc và khoảng cách đến khu lưu trú khác nhau.
Trước chương trình, mặt bằng cần được tính theo số người thật. Đoàn 40–50 khách có thể tổ chức trên một khu tương đối gọn, nhưng đoàn 150–200 người cần nhiều khoảng hơn để xếp hàng, đặt đạo cụ và bảo đảm các đội không va vào nhau. Nếu sân vừa đủ đứng nhưng không còn khoảng di chuyển, game dù hay cũng khó vận hành.
Mặt sân còn quyết định loại trò chơi. Những game có chạy tốc độ, kéo hoặc sử dụng đạo cụ lớn chỉ nên được thực hiện khi nền đủ an toàn. Nếu có đoạn trơn hoặc không bằng phẳng, nội dung phải thay đổi từ đầu chứ không nên đến lúc khách tập trung mới điều chỉnh.
INTOUR cũng quan tâm khoảng cách từ khu phòng đến sân chơi. Với đoàn đông, khách không thể từ phòng xuống sân trong vài phút. Có người thay đồ nhanh, có người cần đi lấy nước, có nhóm còn chụp hình hoặc quay về lấy điện thoại. Vì thế giờ tập trung luôn phải tính sớm hơn thời điểm MC thực sự bắt đầu.
Đừng biến Team Building thành một cuộc thi thể lực
Nhiều doanh nghiệp nói muốn chương trình “máu lửa”, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc game nào cũng phải chạy, kéo hoặc dùng sức. Cao trào của teambuilding đến từ cảm giác đội đang cùng nhau giải quyết một thử thách, không chỉ từ việc mọi người mệt đến mức nào.
Theo kinh nghiệm của INTOUR, những chương trình tốt thường có nhịp tăng dần. Phần đầu làm nóng để khách cởi bỏ tâm lý ngại tham gia, sau đó mới chuyển sang thử thách cần phối hợp nhiều hơn. Khi các thành viên đã quen với đội, người MC có thể tăng tính cạnh tranh và tạo cao trào ở những game cuối.
Quan trọng nhất là phần kết phải có ý nghĩa với toàn đoàn. Thay vì chỉ trao giải cho đội thắng rồi kết thúc, doanh nghiệp có thể tạo một thử thách cuối cần nhiều đội cùng tham gia hoặc một khoảnh khắc chung gắn với slogan của chuyến đi. Đây thường là phần cho hình ảnh đẹp nhất và cũng dễ được sử dụng lại trong truyền thông nội bộ sau chương trình.
Cách kết thúc như vậy còn giúp khách chuyển từ trạng thái cạnh tranh sang tinh thần tập thể trước khi trở về phòng chuẩn bị Gala Dinner.
Khoảng nghỉ sau Team Building phải được giữ như một phần bắt buộc của chương trình
Đây là một trong những khoảng thời gian thường bị hy sinh đầu tiên khi chương trình bị trễ, nhưng theo kinh nghiệm thực tế lại không nên cắt.
Sau vài giờ hoạt động, khách cần tắm, thay quần áo, nghỉ và chuẩn bị cho buổi tối. Với đoàn một trăm người, việc tất cả cùng sử dụng thang máy, hành lang và trở về phòng đã cần một khoảng đáng kể. Nếu doanh nghiệp có dress code hoặc khách nữ cần chuẩn bị nhiều hơn, thời gian càng phải được tính rộng.
Một Gala Dinner bắt đầu khi khách vừa chạy xuống từ phòng sẽ rất khó có không khí tốt. Người vẫn đang mệt, người đến trễ, có bàn chưa đủ khách và MC phải liên tục kéo dài phần mở đầu để chờ. Trong khi đó, nhà hàng đã có giờ phục vụ món và đội kỹ thuật cũng đang chạy đúng timeline.
Theo kinh nghiệm điều hành, nếu teambuilding đang vui nhưng đã sát giờ, người tổ chức nên sẵn sàng bỏ một game phụ để bảo vệ khoảng nghỉ. Cắt một game ít ảnh hưởng đến trải nghiệm hơn việc làm trễ toàn bộ buổi Gala Dinner.
Gala Dinner cần tiếp nối chuyến đi nhưng không nên lặp lại Team Building
Buổi chiều đã tạo năng lượng bằng trò chơi, buổi tối cần mang lại một cảm xúc khác. Gala Dinner là lúc tập thể ngồi lại, dùng bữa, nghe những chia sẻ cần thiết, vinh danh thành viên và có những hoạt động sân khấu mang tính giải trí.
Điều INTOUR thường tránh là biến Gala Dinner thành một teambuilding phiên bản trong nhà. Nếu buổi tối tiếp tục liên tục game vận động và hô khẩu hiệu giống buổi chiều, khách rất nhanh mệt. Gameshow trong gala nên ngắn, vui và tạo cơ hội cho cả hội trường theo dõi.
Phần phát biểu của lãnh đạo cũng cần được sắp đúng vị trí. Khi khách vừa ngồi vào bàn và đang chờ món, một phần phát biểu kéo dài thường khiến không khí chùng xuống. Nếu doanh nghiệp có nhiều nội dung cần chia sẻ, nên chọn người đại diện hoặc chia thành những đoạn ngắn xen kẽ thay vì dồn tất cả ở đầu chương trình.
Một Gala Dinner tốt phải có nhịp. Có lúc khán phòng cần tập trung vào sân khấu, có lúc được ăn uống và trò chuyện, có lúc được kéo trở lại bằng một trò chơi hoặc phần biểu diễn. Người viết kịch bản phải hiểu nhịp phục vụ món của nhà hàng để sân khấu và bữa tối không cạnh tranh với nhau.
Vinh danh là phần cần chính xác hơn phần hoành tráng
Nếu chương trình có trao thưởng cho nhân viên, phòng ban hoặc lãnh đạo, INTOUR luôn coi đây là phần cần kiểm tra kỹ nhất. Một backdrop có thể thay đổi thiết kế, một gameshow có thể rút ngắn, nhưng tên người được vinh danh, chức vụ và thành tích không được phép sai.
Danh sách cần được chốt theo một bản cuối cùng, hạn chế việc gửi nhiều file khác nhau qua nhiều đầu mối. Nếu có cúp, bằng khen hoặc quà, toàn bộ phải được sắp theo đúng thứ tự trao trước khi gala bắt đầu.
Người được mời lên sân khấu cũng cần được báo trước ở mức phù hợp. Những trường hợp lãnh đạo muốn tạo bất ngờ có thể giữ kín một số nội dung, nhưng đội hậu trường vẫn phải biết người đó ngồi ở đâu và đường lên sân khấu như thế nào.
Những chi tiết này không làm sân khấu đẹp hơn nhưng quyết định cảm xúc của người nhận giải. Với doanh nghiệp, đó mới là phần giá trị nhất của lễ vinh danh.
MC phải hiểu đoàn, không chỉ thuộc kịch bản
Một MC teambuilding giỏi cần quan sát nhanh xem đoàn đang ở trạng thái nào. Nếu mọi người chưa bắt nhịp, MC phải biết kéo không khí lên; nếu khách đã mệt, cần giảm nhịp và chuyển game hợp lý. Chỉ đọc đúng lời dẫn chưa đủ.
Ở Gala Dinner, yêu cầu lại khác. MC cần biết lúc nào nên hoạt náo và lúc nào cần lùi lại để nhường sân khấu cho lãnh đạo hoặc khoảnh khắc vinh danh. Với doanh nghiệp có văn hóa trang trọng, cách dẫn phải khác công ty trẻ thích vui nhộn.
INTOUR thường chọn MC dựa vào đặc điểm đoàn thay vì mặc định một người có thể phù hợp với mọi sự kiện. Doanh nghiệp cần tổ chức riêng phần nhân sự có thể sử dụng dịch vụ MC, PG, PB tại Hà Nội theo tính chất chương trình.
Điều quan trọng hơn nữa là MC phải làm việc được với kỹ thuật và điều phối. Khi mời lãnh đạo lên sân khấu, nhạc phải đúng; khi chuyển gameshow, đạo cụ đã phải sẵn; khi vinh danh, quà phải ở đúng vị trí. Người dẫn không thể làm tốt nếu các bộ phận phía sau chạy riêng lẻ.
Sân khấu Gala Dinner nên vừa với căn phòng và số khách
Không phải Gala Dinner nào cũng cần màn hình LED lớn hoặc sân khấu cao. Những hạng mục này chỉ thực sự có giá trị khi phù hợp với mặt bằng và nội dung.
Với đoàn vừa, một sân khấu cân đối, backdrop rõ thương hiệu, âm thanh sạch và ánh sáng đủ tốt có thể tạo hiệu quả hình ảnh rất ổn. Nếu đầu tư sân khấu quá lớn trong không gian hạn chế, số bàn bị ép lại và khoảng di chuyển của khách trở nên chật.
Đoàn đông lại cần tính khác. Người ngồi cuối phòng phải nghe được tiếng nói rõ và nhìn được những nội dung quan trọng. Khi đó, màn hình, hệ thống loa và cách bố trí bàn trở thành một phần của thiết kế sự kiện.
Trước ngày tổ chức, đội kỹ thuật cần kiểm tra nguồn điện, đường dây, vị trí loa và lối phục vụ của nhà hàng. Không nên để dây kỹ thuật chạy ngang lối khách hoặc cản nhân viên mang món.
Khi doanh nghiệp cần đầu tư sâu hơn, INTOUR có thể kết hợp thiết bị tổ chức sự kiện tại Hà Nội gồm sân khấu, backdrop, âm thanh, ánh sáng, màn hình và các hạng mục kỹ thuật theo quy mô thực tế.
Rooming list nên được hoàn thành trước chuyến đi, không xử lý tại quầy lễ tân
Với tour 2 ngày 1 đêm, khách chỉ có một lần nhận phòng nhưng đây lại là một trong những điểm dễ mất thời gian nhất. Đoàn lớn đến cùng một lúc, hành lý nhiều và mọi người đều muốn lên phòng nhanh để nghỉ trước hoạt động chiều. Nếu lúc đó mới bắt đầu ghép phòng thì toàn bộ khu vực lễ tân rất dễ ùn.
Rooming list nên được doanh nghiệp phối hợp với INTOUR chốt trước, trong đó thể hiện ai ở với ai, trường hợp nào cần phòng riêng, gia đình nào có trẻ nhỏ và lãnh đạo nào có yêu cầu đặc biệt. Khi đến nơi, chìa khóa được phân theo danh sách giúp khách về phòng nhanh hơn.
Với đoàn đông, có thể giao chìa khóa cho trưởng nhóm hoặc trưởng bộ phận rồi phát lại cho thành viên. Cách này thường hiệu quả hơn việc một hướng dẫn viên phải gọi từng tên.
INTOUR cũng khuyến nghị không chia khách sang quá nhiều khu vực nếu không cần thiết. Một phòng có view tốt hơn đôi chút chưa chắc quan trọng bằng việc cả phòng ban ở gần nhau và xuống sân đúng giờ.
Bữa trưa cần phục vụ nhanh, còn bữa Gala phải chạy theo kịch bản
Bữa trưa của ngày đầu nên được xem như phần chuyển tiếp giữa chặng xe và hoạt động tại resort. Khách cần ăn ngon, đủ năng lượng nhưng không nên ngồi quá lâu. Khi bữa trưa bị kéo dài, giờ nhận phòng và toàn bộ chương trình chiều lập tức bị ảnh hưởng.
Gala Dinner lại cần cách vận hành khác. Bếp phải biết kịch bản sân khấu để không đưa món vào đúng lúc khán phòng cần tập trung cho phần phát biểu, video hoặc vinh danh. Ngược lại, MC cũng phải biết khi nào cần có một khoảng sân khấu nhẹ để khách dùng món.
Đây là lý do kịch bản gala không chỉ có lời dẫn. Một bản vận hành tốt phải thể hiện thời điểm khai tiệc, khoảng phục vụ món, lúc phát biểu, vinh danh, gameshow và thời gian kết thúc dự kiến.
Doanh nghiệp có khách ăn chay, dị ứng thực phẩm hoặc trẻ em cần báo sớm. Đoàn đông không nên đến khi vào tiệc mới bắt đầu yêu cầu nhà hàng chuẩn bị một loạt suất đặc biệt.
Tour dành cho nhân viên đi cùng gia đình cần được viết lại gần như toàn bộ
Khi vợ/chồng và trẻ em tham gia outing, mục tiêu chương trình không còn chỉ là kết nối nhân viên với đồng nghiệp. Doanh nghiệp đang tạo một ngày để gia đình hiểu hơn về môi trường làm việc của người thân, vì vậy cách tổ chức cần rộng hơn.
Teambuilding có thể giữ một số thử thách chính cho nhân viên nhưng nên có phần mà gia đình cùng tham gia. Trẻ nhỏ không thể đứng ngoài sân trong suốt hai tiếng nhìn bố mẹ chơi, còn người thân của nhân viên cũng không nên chỉ đóng vai trò khán giả.
Buổi Gala Dinner càng cần điều chỉnh. Những nội dung quá nội bộ hoặc phần phát biểu dài nên được giảm bớt, thay vào đó có thể dành một khoảng cảm ơn gia đình, hoạt động dành cho trẻ hoặc một phần giao lưu dễ tham gia.
Theo kinh nghiệm tổ chức Family Day kết hợp outing, chỉ cần doanh nghiệp thừa nhận vai trò của người thân trong chương trình, cảm xúc của khách đã khác hẳn một gala nội bộ thông thường.
Phương án mưa phải được chuẩn bị như một chương trình thứ hai
Teambuilding ngoài trời luôn có rủi ro thời tiết, và người tổ chức không thể xử lý bằng một câu “nếu mưa sẽ chuyển vào trong”.
Chuyển vào đâu, diện tích bao nhiêu, sức chứa thực tế thế nào và game nào còn thực hiện được phải được xác định từ trước. Nhiều đạo cụ ngoài trời rất lớn, khi đưa vào không gian kín gần như không thể sử dụng. Vì thế bộ trò chơi dự phòng phải được viết riêng.
Nếu chỉ có mưa nhẹ, doanh nghiệp cũng cần thống nhất ai là người ra quyết định có tiếp tục hay không. Việc chờ đến sát giờ rồi mỗi bên một ý khiến đội set-up không đủ thời gian thay đổi.
Gala Dinner nếu tổ chức ngoài trời càng cần phương án dự phòng chắc chắn hơn, bởi liên quan điện, sân khấu, âm thanh và thực phẩm. Trong nhiều trường hợp, lựa chọn không gian trong nhà ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát chương trình tốt hơn nếu thời tiết vào giai đoạn khó đoán.
Buổi sáng hôm sau nên để khách cảm thấy mình đang nghỉ dưỡng
Một lỗi khá phổ biến ở tour công ty là sau Gala Dinner kết thúc muộn, sáng hôm sau lại tập trung rất sớm để tiếp tục một loạt hoạt động bắt buộc. Nhân viên từ một chuyến outing trở về trong trạng thái còn mệt hơn lúc bắt đầu.
Với chương trình 2 ngày 1 đêm, buổi sáng thứ hai thường nên có nhịp thoáng hơn. Khách dùng bữa sáng, nghỉ, đi dạo hoặc sử dụng những tiện ích phù hợp của khu nghỉ dưỡng trước khi tập trung cho phần chung và trả phòng. Nếu doanh nghiệp có workshop hoặc họp ngắn, thời lượng cũng nên vừa phải.
Khoảng thời gian tự do này không phải phần trống của chương trình. Đây là lúc nhân viên các phòng ban tự ngồi với nhau, uống cà phê hoặc trò chuyện mà không cần MC điều khiển. Trong nhiều đoàn, chính những lúc như vậy lại tạo ra kết nối tự nhiên nhất.
Nếu doanh nghiệp muốn có thêm hoạt động, nên lựa chọn một nội dung nhẹ thay vì tiếp tục một phiên teambuilding thứ hai.
Đoàn 50 người và đoàn 300 người cần hai cấu trúc vận hành khác nhau
Khi số lượng tăng, không chỉ số phòng và số bàn tăng. Mọi khoảng thời gian đều kéo dài hơn: lên xuống xe lâu hơn, nhận phòng lâu hơn, chia đội phức tạp hơn và việc đưa khách từ sân chơi về khu lưu trú cũng cần nhiều thời gian hơn.
Với đoàn vài trăm người, INTOUR thường cần nhiều nhân sự vận hành tại các điểm khác nhau. MC chỉ kiểm soát phần sân khấu hoặc sân chơi, trong khi các nhóm hậu cần phụ trách đạo cụ, nước uống, y tế cơ bản, hướng dẫn khách và xử lý các tình huống riêng.
Buổi Gala Dinner cũng cần đội hậu trường riêng để kiểm soát quà, người phát biểu, danh sách vinh danh và các tiết mục. Không thể yêu cầu một hướng dẫn viên vừa quản lý xe, vừa phát phòng, vừa chạy sân chơi và tối lại chạy toàn bộ gala.
Doanh nghiệp cần chương trình có nhiều đầu việc có thể kết hợp nhân sự sự kiện tại Hà Nội theo từng vị trí vận hành. Khi mỗi người biết rõ phần việc của mình, khách gần như không nhận ra phía sau đang có bao nhiêu khâu diễn ra cùng lúc, và đó thường là dấu hiệu của một chương trình được tổ chức tốt.
Những phương án tổ chức phù hợp cho từng loại doanh nghiệp
Với doanh nghiệp trẻ, nội dung có thể đặt trọng tâm vào teambuilding, trong khi Gala Dinner thiên về giao lưu, gameshow và văn nghệ nội bộ. Chương trình không cần quá nhiều nghi thức mà nên giữ tốc độ nhanh, vui và có không gian cho nhân viên tự tương tác.
Doanh nghiệp có nhiều quản lý và nhân sự trung niên thường phù hợp với teambuilding nhẹ hơn, phần nghỉ dưỡng rộng hơn và Gala Dinner được đầu tư vào vinh danh, chia sẻ hoặc tổng kết. Sân khấu có thể trang trọng nhưng không cần quá nhiều tiết mục.
Nếu chuyến đi gắn với kỷ niệm thành lập, teambuilding có thể lấy thông điệp từ chủ đề chung nhưng Gala Dinner mới là cao trào. Hình ảnh qua các năm, video doanh nghiệp, câu chuyện của lãnh đạo và phần vinh danh được kết nối thành một mạch thay vì đứng độc lập.
Đoàn gia đình nên giảm tính cạnh tranh và tăng những hoạt động có thể chơi cùng trẻ em. Buổi tối cũng cần tạo cảm giác Family Day nhiều hơn một sự kiện chỉ dành cho nội bộ nhân viên.
Chính sự khác nhau này khiến INTOUR không sử dụng một mẫu chương trình cố định cho tất cả khách hàng, dù cùng tổ chức tại Thảo Viên Resort.
Dịch vụ trong Tour Team Building – Gala Dinner Thảo Viên Resort có thể được tổ chức đồng bộ
Gói dịch vụ có thể bao gồm xe du lịch đón đoàn tại văn phòng hoặc điểm tập trung ở Hà Nội, phòng nghỉ theo cơ cấu đã xác nhận, các bữa ăn, không gian tổ chức hoạt động, MC, trò chơi, đạo cụ, âm thanh ngoài trời, nhân sự vận hành và các quyền lợi khác theo báo giá cụ thể.
Gala Dinner có thể được thiết kế từ mức cơ bản với backdrop, MC và âm thanh đến chương trình đầu tư sâu hơn với sân khấu, màn hình LED, ánh sáng, quay phim, chụp ảnh, quà tặng, biểu diễn hoặc những hạng mục thương hiệu riêng.
INTOUR không mặc định doanh nghiệp phải mua toàn bộ dịch vụ. Một công ty có sẵn đội truyền thông có thể chỉ cần phần tour và vận hành; doanh nghiệp khác muốn một đầu mối duy nhất có thể để INTOUR xử lý từ xe đến kết thúc gala.
Các hạng mục trang trí như backdrop check-in, photobooth hay nhận diện thương hiệu có thể kết hợp với trang trí sự kiện tại Hà Nội theo concept của chương trình.
Giá Tour Team Building – Gala Dinner Thảo Viên Resort 2 ngày 1 đêm được tính như thế nào?
Giá chương trình trước hết phụ thuộc vào số lượng khách và cơ cấu phòng. Cùng 100 người nhưng đoàn ghép hai hoặc ba khách/phòng sẽ có tổng chi phí khác đoàn có nhiều lãnh đạo hoặc khách yêu cầu phòng đơn.
Xe thay đổi theo địa điểm đón và số khách. Nếu doanh nghiệp có nhiều điểm đón, chi phí và thời gian vận hành cũng khác phương án tập trung tại một điểm.
Phần teambuilding phụ thuộc vào quy mô sân, số đội, MC, đạo cụ, âm thanh và số nhân sự hỗ trợ. Đoàn 40 người không cần cùng cấu hình với đoàn 250 người.
Gala Dinner là phần có mức đầu tư linh hoạt nhất. Doanh nghiệp có thể chỉ cần không gian tiệc và backdrop đơn giản, hoặc lựa chọn sân khấu, LED, ánh sáng, media và nhiều nội dung biểu diễn. Hai chương trình cùng số khách nhưng khác mức đầu tư gala có thể chênh lệch đáng kể.
Theo kinh nghiệm tư vấn ngân sách, INTOUR thường bóc riêng những hạng mục lớn để doanh nghiệp biết phần nào đang tiêu tốn ngân sách và có thể tối ưu ở đâu. Không nên giảm tất cả đồng loạt, bởi đôi khi bỏ một hạng mục ít ảnh hưởng sẽ tốt hơn giảm chất lượng những phần khách cảm nhận trực tiếp như bữa ăn, âm thanh hay nhân sự vận hành.
Nên chuẩn bị chương trình sớm để có quyền lựa chọn tốt hơn
Đối với doanh nghiệp, đặt sớm không chỉ có ý nghĩa giữ phòng. Một đoàn đông cần phòng gần nhau, không gian phù hợp cho teambuilding và một khu vực Gala Dinner có sức chứa đúng yêu cầu. Còn đủ phòng nhưng bị chia nhiều khu chưa chắc đã là tình trạng tốt.
Khi địa điểm được giữ, đội chương trình còn cần thời gian phát triển chủ đề, thiết kế backdrop, chia đội và chuẩn bị đạo cụ. Nếu có áo đồng phục, cờ đội hoặc quà tặng, khâu sản xuất cũng cần thời gian.
Gala Dinner lại có thêm danh sách vinh danh, tiết mục văn nghệ và video. Đây là những phần thường liên quan nhiều phòng ban trong công ty, vì vậy nếu bắt đầu quá muộn, đội tổ chức dễ phải chờ file đến sát giờ.
Với đoàn lớn, INTOUR luôn khuyến nghị xác định một đầu mối doanh nghiệp có quyền chốt nội dung. Việc mỗi phòng gửi một phiên bản khác nhau của rooming list hoặc kịch bản là nguyên nhân khá phổ biến gây sai sót.
Vì sao nên chọn INTOUR Hà Nội cho Tour Team Building Thảo Viên Resort?
Điểm INTOUR tập trung không phải là làm chương trình có thật nhiều hoạt động, mà là khiến toàn bộ hai ngày vận hành như một thể thống nhất. Xe từ Hà Nội đến đúng nhịp để khách ăn và nhận phòng; rooming list được chuẩn bị để giảm thời gian chờ; teambuilding bắt đầu khi khách đã đủ năng lượng; Gala Dinner diễn ra sau khi đoàn có đủ thời gian nghỉ; và buổi sáng hôm sau được giữ thoáng để chuyến đi kết thúc dễ chịu.
Người làm tour lâu năm hiểu rằng khách gần như không biết phía sau một chương trình có bao nhiêu đầu việc. Họ chỉ cảm nhận được mình có phải chờ lâu hay không, có được hướng dẫn rõ hay không, trò chơi có vui không và buổi gala có đáng nhớ không. Chính những cảm nhận đó là kết quả của hàng loạt khâu vận hành phía sau.
INTOUR có thể thực hiện đồng bộ tổ chức teambuilding tại Hà Nội, xe, lưu trú, bữa ăn, MC, sân khấu, thiết bị và nhân sự qua một đầu mối. Với doanh nghiệp, cách làm này giúp giảm đáng kể việc phải tự phối hợp nhiều nhà cung cấp, đặc biệt khi chương trình thay đổi sát ngày hoặc thời tiết buộc phải chuyển phương án.
Quan trọng hơn, nội dung được xây theo chính doanh nghiệp tham gia. Một công ty trẻ, một nhà máy nhiều công nhân hay một đoàn lãnh đạo – khách hàng sẽ không được áp vào cùng một kịch bản chỉ vì cùng đi Thảo Viên Resort.
Liên hệ tổ chức Tour Team Building – Gala Dinner Thảo Viên Resort 2 Ngày 1 Đêm
Doanh nghiệp đang chuẩn bị Tour Team Building – Gala Dinner Thảo Viên Resort 2 ngày 1 đêm có thể cung cấp ngày dự kiến, số lượng khách, cơ cấu độ tuổi, địa điểm đón tại Hà Nội, tiêu chuẩn lưu trú, mục tiêu của teambuilding và yêu cầu Gala Dinner để INTOUR xây dựng phương án phù hợp.
INTOUR nhận tổ chức outing, nghỉ dưỡng, teambuilding và Gala Dinner cho doanh nghiệp, cơ quan, nhà máy, trường học, hiệp hội và các tập thể tại Hà Nội cùng khu vực miền Bắc.
INTOUR HÀ NỘI – TOUR TEAM BUILDING & GALA DINNER THẢO VIÊN RESORT
Hotline: 084 20 72 772 – 084 72 72 772
Email: [email protected]
Văn phòng Hà Nội: Tòa Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Yên Hòa, Hà Nội
Website: INTOUR Hà Nội
