Tour Team Building - Gala Lunch Serena Resort 1 Ngày

Serena Resort phù hợp với doanh nghiệp muốn kết hợp gắn kết và nghỉ dưỡng thay vì chỉ tổ chức một buổi trò chơi

Khi doanh nghiệp lựa chọn resort cho chương trình outing, điều INTOUR thường trao đổi ngay từ đầu là mục tiêu của chuyến đi nằm ở đâu. Nếu công ty chỉ cần một sân thật rộng để tổ chức trò chơi trong vài giờ rồi trở về, có rất nhiều phương án có thể đáp ứng. Nhưng khi doanh nghiệp đã lựa chọn Serena Resort, giá trị nên nằm ở việc nhân viên được chuyển sang một không gian có nhịp chậm hơn thành phố, cùng tham gia một hoạt động tập thể nhưng sau đó vẫn có thời gian ngồi lại, ăn uống và thư giãn.

Trong thực tế tổ chức, đây là điểm khác biệt rất lớn. Một đoàn có thể chơi teambuilding rất vui nhưng nếu chương trình kết thúc trong trạng thái ai cũng mệt, khách chỉ nhớ mình đã vận động nhiều. Ngược lại, khi sân chơi được kiểm soát tốt, sau đó khách được bước sang Gala Lunch trong trạng thái còn hứng thú rồi có khoảng nghỉ riêng, chuyến đi tạo ra cảm giác trọn vẹn hơn. Những nhân viên ít thích vận động cũng không cảm thấy cả ngày chỉ dành cho game, còn nhóm trẻ vẫn có một khoảng đủ sôi động để hòa vào tập thể.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, với những resort thiên về không gian nghỉ dưỡng, không nên lấy tiêu chí “chơi được bao nhiêu game” làm trung tâm. Một chương trình tốt phải khiến khách nhận ra rằng doanh nghiệp đã dành cho họ một ngày vừa vui vừa dễ chịu. Đây cũng là lý do Serena Resort thường phù hợp với đoàn có cơ cấu tuổi khá rộng, có cán bộ quản lý hoặc muốn tổ chức theo tinh thần chăm sóc nhân viên nhiều hơn là thi đấu.

Thời gian xuất phát từ Hà Nội cần được tính theo cả đoàn chứ không theo từng xe riêng lẻ

Đoàn doanh nghiệp thường có nhân sự ở nhiều khu vực của Hà Nội nên việc bố trí điểm đón luôn là vấn đề dễ phát sinh. Nếu doanh nghiệp có vài chục khách, một vài điểm đón còn có thể xử lý tương đối linh hoạt, nhưng với đoàn từ hơn một trăm người trở lên, mỗi điểm bổ sung đều có thể kéo theo chênh lệch giữa các xe. Xe đầu đến trước nhưng chưa thể bắt đầu chương trình vì xe cuối chưa tới, trong khi thời gian teambuilding và Gala Lunch vẫn phải giữ theo giờ nhà hàng.

INTOUR thường khuyến nghị doanh nghiệp gom nhân sự tại một hoặc một vài điểm đón thuận tuyến, đặc biệt với chương trình chỉ đi trong ngày. Việc một số khách phải chủ động tới điểm tập trung sớm hơn thường ít ảnh hưởng hơn việc cả đoàn mất hàng chục phút chờ nhau tại resort. Khi các xe rời Hà Nội gần cùng thời điểm, trưởng đoàn có thể kiểm soát tiến độ tốt hơn, bữa ăn và hoạt động cũng dễ bắt đầu đồng bộ.

Với người điều hành tour lâu năm, thời gian buổi sáng luôn được xem là phần cần bảo vệ đầu tiên. Nếu đoàn đi đúng giờ, người tổ chức có rất nhiều cách để làm chương trình thoải mái; nếu đã chậm từ Hà Nội, cả ngày sau đó thường chỉ còn là bài toán cắt ở đâu cho ít ảnh hưởng nhất. Vì vậy, việc thống nhất điểm đón và giờ tập trung tưởng chỉ là khâu hậu cần nhưng thực tế ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng cả chuyến đi.

Đừng để khách vừa xuống xe đã lập tức phải bước vào Team Building

Sau một chặng di chuyển, đặc biệt với đoàn có nhiều người trung niên hoặc nhân viên ít tham gia hoạt động thể thao, INTOUR thường dành một khoảng đủ để khách ổn định trước khi bắt đầu sân chơi. Khoảng này không cần quá dài nhưng rất cần thiết để mọi người đi vệ sinh, uống nước, làm quen không gian và chuyển trạng thái từ ngồi xe sang vận động.

Một lỗi khá thường gặp là vì sợ mất thời gian nên xe vừa tới đã gọi khách tập trung ngay, MC bắt đầu khởi động và sau vài phút đã đưa cả đoàn vào game. Nhóm trẻ có thể theo được, nhưng những người lớn tuổi hơn thường chưa thực sự sẵn sàng, từ đó tỷ lệ tham gia giảm dần. Khi một số thành viên đứng ngoài ngay từ phần đầu, việc kéo họ trở lại sân ở những game sau sẽ khó hơn nhiều.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, đôi khi chỉ cần thêm một khoảng nghỉ ngắn trước chương trình lại giúp tiết kiệm thời gian về sau, bởi khi bước vào sân mọi người đã ổn định và MC không phải liên tục chờ người này đi lấy nước, người kia quay lại từ khu vệ sinh hoặc một nhóm còn đang tìm đồ.

Team Building tại Serena Resort nên dựa trên mặt sân thực tế và thành phần nhân sự của doanh nghiệp

Một bộ game từng tổ chức tốt ở bãi biển chưa chắc phù hợp khi chuyển vào resort, bởi bề mặt, diện tích và cách bố trí không gian hoàn toàn khác. Trước khi chốt kịch bản, INTOUR thường nhìn vào số lượng người, kích thước khu vực sử dụng, vị trí âm thanh, đường di chuyển và khoảng an toàn giữa các đội. Sau đó mới quyết định kiểu trò chơi nào thực sự phù hợp.

Với đoàn trẻ, chương trình có thể tăng một số phần vận động để tạo năng lượng, nhưng không nhất thiết game nào cũng cần chạy nhanh hoặc sử dụng sức mạnh. Với đoàn có nhiều quản lý, nhân viên trung niên hoặc các bộ phận làm việc văn phòng, game phối hợp thường mang lại hiệu quả tốt hơn. Khi nhiệm vụ cần người giữ nhịp, người quan sát, người tính chiến thuật và người thực hiện, mỗi thành viên đều có cơ hội tham gia thay vì chỉ vài người khỏe nhất liên tục đại diện cho đội.

Theo kinh nghiệm làm teambuilding của INTOUR, người chơi sẽ nhớ cảm giác đội của mình cùng giải quyết được một thử thách hơn việc mình chạy nhanh hơn đội khác vài giây. Vì vậy, với Serena Resort 1 ngày, chương trình nên ưu tiên sự tương tác và tinh thần chung, đặc biệt khi sau sân chơi còn Gala Lunch và khoảng nghỉ dưỡng. Không cần dùng toàn bộ năng lượng của khách cho một buổi sáng rồi khiến phần còn lại của ngày trở nên nặng nề.

Cách chia đội nên được tính từ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được sau chuyến đi

Có những doanh nghiệp đi outing chỉ để nhân viên vui sau một giai đoạn làm việc căng thẳng, nhưng cũng có công ty muốn tăng giao tiếp giữa các phòng ban, giúp nhân sự mới hòa nhập hoặc tạo cơ hội để quản lý gần với nhân viên hơn. Nếu mục tiêu khác nhau, cách chia đội cũng không thể giống nhau.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tăng kết nối chéo, INTOUR thường không giữ nguyên cơ cấu phòng ban. Một nhóm kinh doanh vốn ngày nào cũng làm việc với nhau nếu tiếp tục đứng chung một đội sẽ phối hợp rất nhanh nhưng gần như không tạo thêm mối quan hệ mới. Khi trộn kinh doanh với kỹ thuật, hành chính, kế toán và quản lý, các thành viên phải trao đổi với những người họ ít gặp hơn, từ đó giá trị teambuilding mới bắt đầu rõ.

Với công ty có nhiều nhân viên mới, cách chia này còn giúp họ nhanh chóng biết thêm người trong tổ chức. Một buổi sáng cùng giải quyết vài thử thách có thể giúp nhân viên mới bớt cảm giác xa lạ nhanh hơn rất nhiều so với những ngày đầu chỉ ngồi ở bộ phận của mình. Đây là kinh nghiệm khá rõ trong các chương trình doanh nghiệp: đôi khi giá trị lớn nhất không nằm ở game mà nằm ở việc game khiến đúng những người cần gặp nhau phải làm việc cùng nhau.

Lãnh đạo tham gia Team Building nên tạo cảm giác đồng hành, không nên tạo áp lực

Sự có mặt của lãnh đạo trên sân thường tạo không khí tốt, đặc biệt khi nhân viên thấy quản lý sẵn sàng đứng chung đội và tham gia một thử thách. Tuy nhiên, người tổ chức cũng cần biết mức độ phù hợp. Không phải giám đốc nào cũng muốn chạy nhanh, không phải lãnh đạo trung niên nào cũng phù hợp với trò chơi vận động mạnh, và việc MC liên tục gọi tên lãnh đạo lên sân đôi khi khiến cả người được mời lẫn nhân viên cảm thấy gượng.

INTOUR thường bố trí những khoảnh khắc mà lãnh đạo có thể tham gia một cách tự nhiên, chẳng hạn phần khởi động, một game thiên về chiến thuật hoặc thử thách cuối có sự góp mặt của toàn đội. Chỉ cần người quản lý thực sự đứng cạnh nhân viên, cùng bàn cách làm và cùng hoàn thành nhiệm vụ, thông điệp đồng hành đã đủ rõ.

Trong Gala Lunch sau đó, lãnh đạo có thể tiếp tục vai trò khác qua lời chia sẻ hoặc phần ghi nhận nhân viên. Khi hai phần được nối với nhau đúng cách, teambuilding tạo sự gần gũi còn Gala Lunch tạo chiều sâu cho thông điệp doanh nghiệp, thay vì cả ngày chỉ có một loạt phát biểu về đoàn kết.

Team Building một ngày càng cần biết dừng đúng lúc

Trong thực tế làm sự kiện, một chương trình dễ bị kéo dài nhất khi khách đang chơi vui. MC thấy không khí tốt nên muốn thêm một thử thách, đội chơi cũng đang hưng phấn nên doanh nghiệp đồng ý, và chỉ một lúc sau khoảng chuyển sang Gala Lunch đã bị lấy mất. Điều này thường không gây hậu quả ngay trên sân nhưng tới phòng tiệc mới bắt đầu thấy rõ: khách xuống rải rác, người còn thay đồ, người chưa kịp nghỉ, nhà hàng đã sẵn món nhưng bàn chưa đủ người.

INTOUR thường xác định giờ kết thúc teambuilding ngay từ khi xây chương trình và xem đây là một mốc quan trọng. Nếu buổi sáng có phát sinh, game phụ có thể được cắt để giữ tổng thể. Người làm sự kiện có kinh nghiệm không quá đặt nặng việc phải hoàn thành hết kịch bản đã in, bởi kịch bản chỉ là công cụ còn trải nghiệm của khách mới là mục tiêu cuối.

Một buổi teambuilding nên dừng khi khách còn hứng thú và vẫn đủ sức bước vào Gala Lunch. Khi mọi người còn muốn chơi thêm một chút, đó thường là thời điểm kết thúc đẹp hơn việc kéo đến lúc khách bắt đầu tự rời sân để đi nghỉ.

Khoảng nghỉ giữa Team Building và Gala Lunch không phải thời gian thừa

Với chương trình 1 ngày, rất nhiều đơn vị có xu hướng rút khoảng chuyển này vì nghĩ khách chỉ cần rửa mặt rồi vào ăn. Nhưng với đoàn doanh nghiệp, đặc biệt khi có từ một trăm khách trở lên, thời gian thực tế luôn lâu hơn dự kiến. Khách còn chụp hình tập thể, thu đồ cá nhân, đi vệ sinh, chỉnh lại trang phục, liên hệ với đồng nghiệp hoặc đơn giản cần ngồi vài phút sau khi vận động.

Nếu Gala Lunch có dress code, phần chụp ảnh hoặc doanh nghiệp muốn lãnh đạo xuất hiện chỉn chu, khoảng nghỉ càng cần được giữ. Theo kinh nghiệm của INTOUR, khi khách có đủ thời gian chuyển trạng thái, toàn bộ không khí trong phòng tiệc thay đổi rất rõ. Mọi người bước vào bàn với tâm lý sẵn sàng chứ không phải trong trạng thái vừa chạy từ sân vào.

Vì vậy, nếu chương trình sáng bị chậm, INTOUR thường ưu tiên cắt một phần teambuilding hơn là cắt khoảng nghỉ. Một game ít hơn khách gần như không nhớ, nhưng việc phải ăn trưa trong trạng thái mệt và vội thì họ cảm nhận rất rõ.

Gala Lunch tại Serena Resort nên mang tinh thần nghỉ dưỡng và giao lưu nhiều hơn một chương trình sân khấu dày

Serena Resort phù hợp với cách tổ chức Gala Lunch có nhịp nhẹ, bởi bản thân chuyến đi đã hướng tới sự cân bằng giữa gắn kết và nghỉ ngơi. Buổi sáng khách đã tham gia teambuilding nên phần trưa không cần tiếp tục kéo năng lượng liên tục bằng quá nhiều gameshow. Một vài nội dung được chọn đúng thời điểm thường hiệu quả hơn một kịch bản kín đặc từ lúc khách ngồi xuống đến khi kết thúc.

Nếu đây là outing thường niên, Gala Lunch có thể tập trung vào bữa ăn, giao lưu, một số trò nhẹ và bốc thăm. Nếu doanh nghiệp kết hợp sinh nhật công ty, phần kỷ niệm nên được xây thành một điểm nhấn rõ. Nếu mục tiêu là ghi nhận nhân viên, phần vinh danh cần được ưu tiên về thời lượng và cách chuẩn bị thay vì đặt ở cuối khi mọi người đã mất tập trung.

Theo kinh nghiệm điều hành Gala, đôi khi khoảng mười hoặc mười lăm phút MC không nói gì lại rất cần thiết. Nhân viên có thời gian ăn, lãnh đạo đi giao lưu giữa các bàn và những cuộc trò chuyện tự nhiên bắt đầu. Người tổ chức không nên sợ những khoảng lặng hợp lý; một bữa tiệc không phải chương trình truyền hình cần có nội dung từng phút.

Phần mở đầu Gala Lunch cần ngắn nhưng đủ trang trọng

Khách vừa vận động buổi sáng thường muốn được ngồi và ăn khá sớm. Nếu mở đầu bằng nhiều bài phát biểu dài, sự tập trung giảm rất nhanh, đặc biệt khi mùi đồ ăn đã bắt đầu xuất hiện trong phòng. Vì vậy, INTOUR thường khuyến nghị phần đầu gồm lời chào của MC, giới thiệu chủ đề, phần chia sẻ của đại diện lãnh đạo và nghi thức khai tiệc nếu doanh nghiệp cần, sau đó nên nhanh chóng chuyển sang phục vụ bữa ăn.

Những nội dung khác như video doanh nghiệp, trò chơi, biểu diễn hoặc vinh danh có thể được chia theo từng khoảng giữa bữa. Việc này giúp sân khấu và nhà hàng hỗ trợ nhau thay vì cạnh tranh sự chú ý của khách. Khi video quan trọng được chiếu, nhà hàng nên giảm hoạt động phục vụ; khi món nóng được đưa lên đồng loạt, MC không nên mời cả phòng đứng dậy chơi.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, Gala Lunch vận hành tốt thường không khiến khách nhận ra phía sau có rất nhiều khâu phải phối hợp. Họ chỉ thấy mọi việc xảy ra đúng lúc, và đó chính là dấu hiệu của một chương trình được chuẩn bị kỹ.

Vinh danh nên được làm chính xác và có cảm xúc hơn là kéo dài

Nếu doanh nghiệp sử dụng Gala Lunch để ghi nhận nhân viên, INTOUR luôn khuyến nghị chốt danh sách từ trước. Họ tên, chức vụ, hạng mục, người trao và phần quà phải được kiểm tra, bởi sai một cái tên trên sân khấu thường tạo cảm giác rất khó xử đối với người được ghi nhận.

Hậu trường cũng cần sắp quà theo thứ tự và biết người nhận đang ngồi ở đâu. Trước khi MC gọi, nhân sự có thể báo để khách chuẩn bị, giúp phần trao thưởng diễn ra gọn mà không có những khoảng đứng chờ. Với danh sách dài, doanh nghiệp nên chia theo nhóm hoặc đợt để tránh một phần vinh danh kéo quá lâu.

Sau nhiều chương trình, INTOUR nhận thấy người được ghi nhận thường nhớ cách doanh nghiệp gọi đúng tên mình, lý do mình được vinh danh và khoảnh khắc lãnh đạo trao phần thưởng hơn những hiệu ứng sân khấu xung quanh. Vì vậy, đầu tư vào sự chính xác và cách dẫn luôn đáng giá hơn việc làm nghi thức quá cầu kỳ.

MC Gala Lunch cần biết thay đổi hoàn toàn cách dẫn so với buổi sáng

MC teambuilding phải có năng lượng cao, giọng khỏe và khả năng xử lý nhiều đội cùng lúc. Nhưng khi bước vào Gala Lunch, người dẫn phải biết giảm tốc. Nếu vẫn hô liên tục và kéo khách chơi không ngừng, khách sẽ rất nhanh mệt bởi họ vừa trải qua một buổi sáng vận động.

INTOUR thường lựa chọn MC dựa trên văn hóa doanh nghiệp. Công ty trẻ có thể phù hợp phong cách vui và nhanh, nhưng với doanh nghiệp có nhiều lãnh đạo hoặc nhân viên trung niên, người dẫn gọn, lịch sự và biết giữ không gian cho bữa ăn thường hiệu quả hơn.

Kỹ năng quan trọng nữa là phối hợp hậu trường. Khi MC mời người phát biểu, micro và nhạc phải sẵn; khi chuẩn bị vinh danh, quà đã ở đúng vị trí; khi cần chiếu video, file phải được kiểm tra từ trước. Nếu doanh nghiệp có yêu cầu riêng, có thể kết hợp dịch vụ MC, PG, PB tại Hà Nội theo tính chất chương trình.

Sân khấu Gala Lunch nên vừa với số khách và không gian thực tế

Một Gala Lunch 80 người không cần cấu hình như Gala Dinner 400 khách, và người làm sự kiện có kinh nghiệm phải biết điều đó ngay từ lúc tư vấn. Một backdrop đẹp, âm thanh rõ và ánh sáng hợp lý đôi khi đã đủ tạo cảm giác chỉn chu. LED nên được sử dụng khi doanh nghiệp thực sự có nhu cầu về video, nội dung thương hiệu hoặc vinh danh, thay vì trở thành một hạng mục mặc định.

Sân khấu quá lớn có thể làm giảm không gian bàn, thu hẹp lối phục vụ và khiến khách ngồi gần cảm thấy bị áp lực bởi âm thanh. INTOUR thường ưu tiên tỷ lệ cân đối để từ nhiều vị trí trong phòng khách vẫn nhìn thấy sân khấu nhưng không gian ăn uống vẫn thoải mái.

Âm thanh cần được quan tâm nhiều hơn công suất. Gala Lunch có phần phát biểu và giao lưu nên tiếng micro phải rõ, không hú và không quá lớn. Doanh nghiệp có thể kết hợp thiết bị tổ chức sự kiện tại Hà Nội theo cấu hình thực sự phù hợp thay vì sử dụng một bộ thiết bị cố định cho mọi địa điểm.

Bữa ăn cần được vận hành như một phần của sự kiện chứ không phải khâu dịch vụ tách rời

Với đoàn doanh nghiệp, nhà hàng phục vụ tốt không chỉ nằm ở món ăn mà còn ở tốc độ và khả năng lên món đồng đều. Một thực đơn nhìn hấp dẫn nhưng bàn đầu đã ăn gần xong khi bàn cuối vẫn còn chờ món sẽ làm cả không khí Gala Lunch bị lệch. Nhóm đã ăn xong bắt đầu đứng dậy, trong khi sân khấu khó kéo sự tập trung về một thời điểm chung.

INTOUR thường trao đổi với nhà hàng về nhịp lên món trước chương trình, đặc biệt khi có phần phát biểu hoặc vinh danh. Những thời điểm cần khách tập trung nên hạn chế hoạt động phục vụ quá nhiều. Ngược lại, các khoảng giao lưu hoặc gameshow nhẹ có thể bố trí khi bữa ăn đã đi được một phần.

Thực đơn cũng cần cân bằng để phù hợp nhiều độ tuổi. Nếu có khách ăn chay, dị ứng hoặc cần chế độ riêng, doanh nghiệp nên tổng hợp sớm. Trong thực tế, một bữa ăn được phục vụ đúng, đủ và đồng đều luôn tạo cảm giác tốt hơn một thực đơn quá cầu kỳ nhưng nhiều phát sinh tại bàn.

Không lưu trú nhưng danh sách đoàn vẫn phải được tổ chức kỹ từ trước

Chương trình một ngày không cần rooming list, nhưng việc quản lý khách theo xe và theo đội lại càng quan trọng. Với đoàn lớn, mỗi xe nên có một đầu mối, danh sách khách và phương án liên lạc. Nếu teambuilding chia đội trộn phòng ban, danh sách cũng nên chốt trước khi khởi hành.

Nếu tới resort mới bắt đầu chia đội, chương trình thường mất khá nhiều thời gian cho những việc rất nhỏ: người này muốn đổi đội, người kia chưa biết mình thuộc nhóm nào, một số khách còn đang đứng ở khu khác. Khi tất cả đã được chuẩn bị từ Hà Nội, khách tới nơi chỉ cần nghe hướng dẫn rồi vào hoạt động.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, chương trình càng lớn thì càng phải giảm số quyết định diễn ra tại điểm đến. Hậu trường có thể mất nhiều thời gian chuẩn bị hơn, nhưng đổi lại khách có trải nghiệm nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Serena Resort 1 ngày phù hợp để phát triển thành Family Day nếu doanh nghiệp muốn đưa người thân đi cùng

Khi nhân viên đi cùng gia đình, chương trình không nên giữ nguyên cấu trúc outing dành riêng cho người lao động. Trẻ nhỏ và người lớn tuổi có sức khác nhau, trong khi vợ hoặc chồng của nhân viên cũng không nhất thiết muốn tham gia mọi game nội bộ.

INTOUR thường mở một phần đầu cho cả gia đình cùng hòa vào không khí, sau đó nhân viên tiếp tục những thử thách chính còn người thân có thể nghỉ hoặc tham gia những trải nghiệm phù hợp theo phạm vi dịch vụ của đoàn. Gala Lunch cũng nên có một số nội dung thân thiện với gia đình hơn, chẳng hạn trò chơi nhẹ, phần dành cho trẻ hoặc lời cảm ơn người thân.

Điều quan trọng nhất là không lấp kín lịch. Family Day thành công khi gia đình cảm thấy được chào đón và được nghỉ, chứ không phải khi họ hoàn thành nhiều hoạt động nhất. Với Serena Resort, nếu giữ được tinh thần này, chuyến đi một ngày có thể vừa phục vụ mục tiêu nội bộ vừa tạo cảm giác chăm sóc người thân của nhân viên.

Phương án thời tiết cần được xây như một chương trình thay thế hoàn chỉnh

Bất kỳ teambuilding ngoài trời nào cũng phải tính tới khả năng mưa hoặc mặt sân không phù hợp. Người làm sự kiện có kinh nghiệm không chờ tới sáng ngày đi mới bắt đầu nghĩ tới phương án B, bởi lúc đó việc thay đổi thiết bị, bố trí sân và kịch bản sẽ rất bị động.

INTOUR thường chuẩn bị một bộ game khác cho không gian trong nhà hoặc khu vực có mái che nếu điều kiện thực tế cho phép. Những trò cần chạy dài hoặc sử dụng đạo cụ lớn được thay bằng thử thách phối hợp, tư duy, tương tác và gameshow tập thể. Mục tiêu vẫn là gắn kết, nhưng hình thức phải thay đổi theo không gian.

Doanh nghiệp và đội tổ chức cũng nên thống nhất từ trước mốc quyết định chuyển phương án. Khi người có quyền chốt được xác định rõ, kỹ thuật và MC có thời gian chuyển setup trước khi khách tới. Một phương án dự phòng tốt khiến khách gần như không cảm thấy chương trình đã bị đổi; đó mới là cách xử lý chuyên nghiệp.

Sau Gala Lunch nên để khách có một khoảng thực sự nghỉ trước khi trở về Hà Nội

Một chương trình nghỉ dưỡng sẽ mất gần hết ý nghĩa nếu sau bữa trưa khách lập tức được gọi lên xe. Sau teambuilding và Gala Lunch, cơ thể cần một khoảng nghỉ trước chặng về. Tùy gói dịch vụ đã được xác nhận, doanh nghiệp có thể để khách đi dạo, trò chuyện, nghỉ hoặc sử dụng những tiện ích phù hợp tại resort.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, phần chiều không có MC lại thường tạo ra những khoảnh khắc rất tự nhiên. Những người vừa chơi chung đội tiếp tục ngồi với nhau, một quản lý có thể trò chuyện cùng nhân viên mà không còn khoảng cách của phòng họp, còn những nhóm vốn ít gặp nhau có thêm thời gian làm quen.

Đây cũng là lý do INTOUR không khuyến nghị đưa thêm quá nhiều điểm tham quan sau Gala Lunch. Một đoàn 200 người mỗi lần lên xe, xuống xe đều mất khá nhiều thời gian, và việc cố thêm một điểm nhỏ đôi khi chỉ khiến khách mệt hơn mà không tạo thêm giá trị tương xứng. Với Serena Resort 1 ngày, khoảng nghỉ chính là một phần của trải nghiệm chứ không phải thời gian trống cần lấp.

Đoàn càng lớn càng cần bộ máy vận hành tương ứng

Một đoàn 300 người không chỉ khác đoàn 50 người ở số lượng xe. Cách tổ chức toàn bộ chương trình phải thay đổi. Mỗi xe cần đầu mối riêng, sân teambuilding cần MC, điều phối viên, trọng tài và kỹ thuật, trong khi Gala Lunch cần hậu trường phụ trách quà, video, người phát biểu và các nội dung sân khấu.

Nếu một hướng dẫn viên phải cùng lúc quản lý tất cả các phần, chỉ cần một phát sinh ở xe là sân thiếu người, hoặc đang xử lý khách tại nhà hàng thì phần kỹ thuật không có ai theo sát. Với đoàn lớn, INTOUR có thể bố trí thêm nhân sự sự kiện tại Hà Nội theo từng vị trí để các khâu được vận hành song song nhưng vẫn nằm trên cùng một timeline.

Kinh nghiệm làm đoàn cho thấy khách gần như không quan tâm hậu trường có bao nhiêu người, nhưng họ cảm nhận rất rõ khi phải chờ. Vì vậy, tăng nhân sự đúng vị trí không phải là phần phô trương mà là cách giảm thời gian chết cho người tham gia.

Serena Resort 1 ngày nên được thiết kế khác nhau theo từng loại doanh nghiệp

Một công ty trẻ có thể muốn buổi sáng nhiều năng lượng và Gala Lunch vui, trong khi doanh nghiệp có nhiều quản lý lại thường thích sân chơi vừa phải và dành nhiều thời gian hơn cho bữa ăn, giao lưu. Nhà máy đông công nhân cần game đơn giản, luật rõ và nhiều người chơi cùng lúc để tránh thời gian chờ. Nếu đây là dịp sinh nhật công ty, Gala Lunch có thể được đầu tư sâu hơn về hình ảnh, nội dung thương hiệu và vinh danh. Family Day lại cần thêm khoảng tự do cho trẻ và người thân.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, không nên vì cùng đi Serena Resort mà mọi doanh nghiệp đều nhận một chương trình giống nhau. Địa điểm chỉ cung cấp không gian; chất lượng thực sự đến từ cách chương trình được điều chỉnh cho đúng con người của đoàn.

Trước khi xây phương án, INTOUR thường quan tâm tới độ tuổi, số lượng nam nữ, cơ cấu phòng ban, tỷ lệ lãnh đạo, mục tiêu của chuyến đi và việc doanh nghiệp muốn nhân viên nhớ điều gì sau chương trình. Khi những thông tin này rõ, cách chia đội, cường độ game và cấu trúc Gala Lunch cũng trở nên hợp lý hơn.

Tour Team Building – Gala Lunch Serena Resort có thể được tổ chức đồng bộ theo một đầu mối

Tùy nhu cầu, INTOUR có thể phối hợp xe khởi hành từ Hà Nội, bữa ăn, mặt bằng, chương trình teambuilding, MC, đạo cụ, âm thanh, Gala Lunch, backdrop, sân khấu và nhân sự vận hành. Nếu doanh nghiệp kết hợp sinh nhật công ty, tổng kết hoặc vinh danh, chương trình có thể bổ sung video, cúp, quà, quay phim, chụp ảnh và các nội dung sự kiện phù hợp.

Nếu cần đồng bộ nhận diện, doanh nghiệp có thể kết hợp trang trí sự kiện tại Hà Nội cho khu check-in, backdrop, photobooth và những hạng mục hình ảnh khác. Các tiện ích nghỉ dưỡng hoặc dịch vụ cụ thể tại Serena Resort nên được xác nhận theo gói thực tế và thời điểm tổ chức trước khi đưa vào phương án cuối, bởi doanh nghiệp chỉ nên truyền thông cho nhân viên những nội dung đã được chắc chắn.

Điểm INTOUR ưu tiên không phải là đưa thật nhiều hạng mục vào báo giá, mà là giữ cho các phần cần thiết chạy đồng bộ. Một chương trình có ít thiết bị hơn nhưng khách không phải chờ thường tạo trải nghiệm tốt hơn một chương trình rất nhiều hạng mục nhưng vận hành rời rạc.

Giá Tour Team Building – Gala Lunch Serena Resort 1 ngày phụ thuộc vào cách doanh nghiệp muốn đầu tư

Chi phí chương trình phụ thuộc trước tiên vào số lượng khách, bởi số người quyết định loại xe, số lượng phương tiện, tiêu chuẩn bữa ăn, quy mô sân chơi và số nhân sự vận hành. Điểm đón tại Hà Nội cũng ảnh hưởng phần xe; càng nhiều điểm, thời gian và cách bố trí càng phức tạp hơn.

Teambuilding thay đổi theo số đội, loại đạo cụ, MC, âm thanh và quy mô đội điều phối. Gala Lunch lại có biên độ đầu tư rộng, từ cấu hình gọn với backdrop và âm thanh tới chương trình có LED, sân khấu, media, quà và phần vinh danh.

Thời điểm tổ chức cũng cần được tính tới, đặc biệt với đoàn lớn hoặc đi vào cuối tuần. INTOUR thường xây phương án theo từng hạng mục chính để doanh nghiệp biết ngân sách đang tập trung ở đâu. Nếu cần tối ưu, có thể giảm phần trang trí hoặc một số hiệu ứng chưa thực sự cần thiết nhưng vẫn giữ chất lượng bữa ăn, xe và đội vận hành. Đây thường là cách tiết kiệm hợp lý hơn việc cắt đều mọi phần và cuối cùng làm trải nghiệm chung giảm theo.

Chương trình chỉ một ngày vẫn cần chuẩn bị sớm nếu muốn làm chỉn chu

Không lưu trú không có nghĩa công tác chuẩn bị đơn giản. Doanh nghiệp vẫn phải giữ xe, mặt bằng, nhà hàng, MC và kỹ thuật; sau đó mới tới phần chia đội, chuẩn bị đạo cụ, backdrop, danh sách vinh danh, cúp, quà và những file cần trình chiếu.

Với đoàn đông, danh sách theo xe nên được chốt sớm để tránh tình trạng ngày đi mới đổi người liên tục. Nếu có khách ăn chay hoặc cần chế độ đặc biệt, thông tin cũng cần gửi trước cho nhà hàng. Những tiết mục nội bộ nếu sử dụng nhạc, video hoặc trình chiếu nên được gửi sớm để kỹ thuật kiểm tra, thay vì cầm USB lên sân khấu mới phát hiện định dạng không phù hợp.

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện, doanh nghiệp nên có một đầu mối đủ quyền quyết định cuối. Khi quá nhiều người cùng sửa chương trình sát ngày, rất dễ xuất hiện nhiều phiên bản danh sách, từ đó phát sinh sai ở đội chơi, xe, bàn tiệc và cả vinh danh. Một chương trình bên ngoài nhìn đơn giản thường là kết quả của hậu trường đã chuẩn bị rất kỹ từ trước.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn INTOUR Hà Nội cho Tour Team Building – Gala Lunch Serena Resort 1 ngày?

Với chương trình một ngày, INTOUR không chỉ xử lý xe đưa khách tới resort rồi tổ chức một buổi trò chơi. Toàn bộ chuyến đi được nhìn như một hệ thống gồm thời gian xuất phát, sức khách sau chặng xe, mặt sân, cách chia đội, cường độ teambuilding, khoảng nghỉ, bữa trưa, sân khấu và thời điểm trở về Hà Nội.

Kinh nghiệm thực tế của người làm tour và sự kiện nằm ở khả năng điều chỉnh khi chương trình không đi đúng hoàn toàn như trên giấy. Nếu giao thông làm đoàn đến chậm, phải biết phần nào nên rút; nếu thời tiết thay đổi, phải có game phù hợp để chuyển; nếu khách chơi quá hăng nhưng Gala Lunch đã tới giờ, MC cần biết dừng; nếu nhà hàng đang lên món, sân khấu phải biết lùi lại. Những điều nhỏ này không được thể hiện hết trong một bản chương trình nhưng lại quyết định rất nhiều tới trải nghiệm.

Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng bộ dịch vụ tổ chức teambuilding tại Hà Nội, phương tiện, ăn uống, MC, âm thanh, sân khấu và nhân sự thông qua một đầu mối. Mục tiêu của INTOUR là khi xe đưa đoàn trở về Hà Nội, nhân viên cảm thấy họ vừa có một ngày thật sự rời khỏi công việc: đã cùng đồng nghiệp chơi một buổi đủ vui, có một Gala Lunch đủ gần gũi và vẫn còn một khoảng để nghỉ, thay vì dành cả ngày chạy từ hoạt động này sang hoạt động khác.

Liên hệ tổ chức Tour Team Building – Gala Lunch Serena Resort 1 Ngày

Doanh nghiệp đang chuẩn bị Tour Team Building – Gala Lunch Serena Resort 1 ngày có thể cung cấp ngày dự kiến, số lượng khách, điểm đón tại Hà Nội, cơ cấu độ tuổi, mục tiêu teambuilding, tiêu chuẩn bữa ăn và yêu cầu Gala Lunch để INTOUR xây dựng phương án phù hợp với thực tế của đoàn.

INTOUR nhận tổ chức outing 1 ngày, teambuilding, Gala Lunch, Family Day, sinh nhật công ty, tổng kết và vinh danh cho doanh nghiệp, cơ quan, nhà máy, trường học, hiệp hội cùng các tập thể tại Hà Nội và khu vực miền Bắc.

INTOUR HÀ NỘI – TOUR TEAM BUILDING & GALA LUNCH SERENA RESORT

Hotline: 084 20 72 772 – 084 72 72 772

Email: [email protected]

Văn phòng Hà Nội: Tòa Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Yên Hòa, Hà Nội

Website: INTOUR Hà Nội