Tour Team Building - Gala Lunch Asean Resort 1 Ngày

Một ngày tại Asean Resort nên được xây quanh ba nhịp chính: di chuyển gọn, Team Building vừa sức và Gala Lunch đủ chiều sâu

Khi làm chương trình resort 1 ngày, người điều hành không nên bắt đầu bằng câu hỏi “có thể làm thêm gì”, mà nên xác định đâu là những phần thật sự cần giữ. Với doanh nghiệp, ba phần quan trọng thường là việc cả đoàn tới điểm đến đúng nhịp, có một buổi hoạt động chung đủ để những người khác phòng ban thực sự tương tác và sau đó có một bữa trưa đủ thời gian để ngồi lại với nhau. Khi ba phần này được làm tốt, chuyến đi đã có giá trị; những hoạt động khác chỉ nên bổ sung nếu không làm mất chất lượng của các phần chính.

Trong thực tế, khách doanh nghiệp khác khách lẻ ở chỗ mỗi thay đổi nhỏ đều được nhân lên theo số người. Một gia đình sáu người có thể quyết định ghé thêm một điểm rồi lên xe trong vài phút, nhưng đoàn hai trăm khách muốn làm điều tương tự phải gọi từng xe, tập trung những người đang ở nhiều khu vực, kiểm số và sau đó lại thực hiện toàn bộ quá trình khi rời điểm. Vì vậy, một khoảng “trống” bốn mươi phút trong chương trình không phải lúc nào cũng nên được lấp bằng một hoạt động mới.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, với outing 1 ngày, khoảng tự do có chủ đích thường tạo ra giá trị mà kịch bản không thể thay thế. Buổi sáng teambuilding giúp nhân viên từ nhiều bộ phận bắt đầu nói chuyện, còn sau Gala Lunch những người vừa cùng đội có thể tiếp tục ngồi với nhau mà không cần MC điều khiển. Lãnh đạo cũng có cơ hội đi giao lưu giữa các nhóm trong trạng thái tự nhiên hơn một phần sân khấu chính thức. Những mối quan hệ nội bộ thường được mở trên sân nhưng lại được củng cố trong chính những khoảng không có trò chơi.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp lựa chọn Asean Resort cho chương trình một ngày, INTOUR thường thiên về cách tổ chức “ít lần tập trung nhưng mỗi lần đều có mục đích”. Khách tới nơi, tham gia sân chơi, chuyển sang Gala Lunch rồi nghỉ; không nên liên tục gọi đoàn hết khu vực này sang khu vực khác chỉ để lịch trông nhiều nội dung hơn.

Từ Hà Nội đi Asean Resort, điểm đón và giờ xuất phát phải được quản lý như một phần của sự kiện

Nhiều người chỉ coi xe là phần vận chuyển, nhưng với đoàn doanh nghiệp, trải nghiệm thực tế đã bắt đầu từ lúc khách tập trung. Một chương trình có thể được chuẩn bị rất tốt ở resort nhưng nếu buổi sáng các xe xuất phát lệch nhau quá nhiều, phần còn lại sẽ luôn phải chạy theo để bù. Xe đầu tới sớm trong khi xe cuối còn trên đường khiến khách bắt đầu tản ra; tới lúc đủ người, đội vận hành lại mất thêm thời gian gom đoàn, và một khoảng chậm hai mươi phút có thể trở thành bốn mươi phút trước khi sân chơi thật sự bắt đầu.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, với đoàn lớn nên ưu tiên một điểm đón chính hoặc chỉ thêm một điểm thứ hai nếu thực sự thuận tuyến. Doanh nghiệp có văn phòng, nhà máy hoặc khu làm việc tập trung càng thuận lợi vì có thể chia xe, điểm danh và xử lý danh sách ngay từ trước khi xuất phát. Nếu nhân viên ở nhiều khu vực khác nhau của Hà Nội, việc chọn một số điểm tập trung hợp lý vẫn tốt hơn để từng xe vòng quá nhiều nơi.

Ở góc độ người điều hành, sự thuận tiện của từng cá nhân cần được cân với thời gian của cả tập thể. Một nhóm nhỏ phải chủ động đi thêm một đoạn tới điểm đón có thể hơi bất tiện, nhưng nếu đổi lại toàn đoàn rời Hà Nội gần cùng thời điểm và không phải đứng chờ nhau tại resort thì chất lượng chương trình tốt hơn rõ rệt.

Khi xe tới nơi, INTOUR cũng không thường kéo khách xuống sân ngay lập tức. Sau chặng di chuyển, đoàn cần một khoảng vừa đủ để đi vệ sinh, uống nước, gửi đồ và chuyển trạng thái từ ngồi xe sang hoạt động. Khoảng này không nên quá dài tới mức khách tản hết, nhưng bỏ hoàn toàn cũng không tốt. Trong thực tế, mười phút khách được ổn định đúng lúc có thể giúp tiết kiệm rất nhiều khoảng dừng nhỏ khi sân đã bắt đầu.

Team Building Asean Resort phải thiết kế từ con người và mặt sân thật, không phải lấy một bộ game có sẵn rồi thay tên doanh nghiệp

Một chương trình teambuilding tốt luôn bắt đầu từ câu hỏi ai sẽ chơi. Đoàn có phần lớn nhân viên trẻ có thể sử dụng cường độ khác đoàn nhiều cán bộ quản lý; nhà máy đông công nhân cần cách tổ chức khác công ty văn phòng; một doanh nghiệp có tỷ lệ nam nữ cân bằng cũng không nên dùng nguyên cấu trúc của đoàn phần lớn là nam. Khi những yếu tố này không được tính trước, sân rất dễ rơi vào tình trạng vài người khỏe chơi thay cả đội còn những thành viên khác chỉ đứng ngoài cổ vũ.

INTOUR thường ưu tiên những thử thách trong đó một đội cần nhiều vai trò. Người khỏe có thể đảm nhận phần vận động, nhưng người quan sát tốt phải xử lý thông tin, người khác giữ nhịp, người có khả năng tổ chức đứng ra phân công và những thành viên còn lại phải phối hợp để kết quả cuối cùng được tính cho cả đội. Khi game được xây như vậy, thành viên trung niên hoặc ít vận động vẫn có chỗ đứng, trong khi nhóm trẻ vẫn có đủ năng lượng để tạo không khí.

Mặt sân cũng quyết định rất nhiều. Trước khi chốt game, người tổ chức cần biết số lượng khách, diện tích thực tế, bề mặt, vị trí đặt âm thanh và số đội có thể hoạt động cùng lúc. Một trò rất phù hợp bãi biển chưa chắc phù hợp sân resort; một thử thách cần quãng chạy dài không nên cố thực hiện nếu không gian phù hợp hơn với hoạt động phối hợp tại chỗ. Kinh nghiệm ở đây không phải có thật nhiều đạo cụ mà là biết đạo cụ nào phù hợp đúng sân.

Theo kinh nghiệm điều phối của INTOUR, số lượng game cũng không nên trở thành tiêu chuẩn đánh giá chất lượng. Một buổi sáng bốn hoặc năm thử thách chạy liền mạch, mỗi trò có vai trò trong đường cảm xúc, thường tốt hơn bảy hoặc tám game mà cứ vài phút lại phải dừng để đổi setup. Phần đầu nên giúp khách phá băng sau chặng xe, sau đó tăng dần yêu cầu phối hợp, tới cuối mới tạo cao trào để cả đội cảm nhận mình vừa cùng hoàn thành một hành trình. Khi đã đạt điểm đẹp, chương trình nên biết dừng.

Cách chia đội quyết định doanh nghiệp có tạo ra kết nối mới hay chỉ vui cùng những nhóm vốn đã quen nhau

Nếu mục tiêu của chuyến outing chỉ là giải trí, doanh nghiệp có thể giữ nguyên từng phòng ban thành đội; nhưng nếu muốn tăng tương tác giữa các bộ phận, cách chia này chưa thực sự hiệu quả. Người kinh doanh vốn đã làm việc với nhau vẫn chơi cùng nhau, kế toán vẫn đứng chung nhóm và kỹ thuật cũng không có thêm nhiều cơ hội tiếp xúc với phòng khác. Sân có thể rất sôi động nhưng sau chuyến đi, mạng lưới quan hệ nội bộ gần như không thay đổi.

INTOUR thường đề xuất trộn nhân sự khi mục tiêu là tăng kết nối, nhưng việc trộn phải có tính toán. Các đội nên tương đối cân về độ tuổi, giới tính và khả năng vận động để không tạo ra chênh lệch quá lớn. Nếu một đội gần như toàn nhân viên trẻ còn đội khác tập trung nhiều người trung niên, kết quả dễ bị quyết định bởi thể lực trước khi tinh thần phối hợp kịp phát huy.

Khi những người vốn ít làm việc trực tiếp đứng cùng một đội, họ có lý do để trao đổi nhanh hơn. Một nhân viên kinh doanh có thể lần đầu phải bàn chiến thuật cùng người kỹ thuật, kế toán hoặc hành chính; nhân viên mới có cơ hội làm quen với người ở nhiều bộ phận chỉ trong vài giờ. Điều này đặc biệt có giá trị với doanh nghiệp đang tăng trưởng hoặc vừa sáp nhập những nhóm nhân sự mới.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, sau vài tháng không ai còn nhớ chính xác đội nào thắng một trò nhỏ, nhưng người ta vẫn có thể nhớ “hôm đó tôi chơi cùng anh ở phòng kia” và từ đó việc trao đổi công việc trở nên dễ hơn. Đây mới là phần giá trị lâu dài mà teambuilding có thể tạo ra nếu cách chia đội được làm có chủ đích.

Lãnh đạo nên tham gia theo cách tự nhiên và Team Building phải dừng khi khách vẫn còn đủ sức cho Gala Lunch

Một trong những khoảnh khắc có hiệu ứng tốt trong teambuilding doanh nghiệp là khi lãnh đạo thật sự đứng trong đội cùng nhân viên. Không cần giám đốc phải chạy hết tất cả game; nhiều khi chỉ cần cùng bàn cách giải quyết một thử thách hoặc tham gia game kết thúc đã đủ tạo cảm giác đồng hành. Người tổ chức nên chọn nội dung phù hợp với độ tuổi và thể trạng của lãnh đạo thay vì vì muốn tạo không khí mà liên tục gọi quản lý vào những phần vận động nặng.

Khi lãnh đạo tham gia đúng cách, nhân viên cũng thoải mái hơn. Khoảng cách cấp bậc giảm xuống trong một thời gian ngắn nhưng không bị gượng, và tới Gala Lunch phần chia sẻ của lãnh đạo có thể nối tự nhiên từ trải nghiệm buổi sáng. Một lời nói về tinh thần phối hợp sau khi chính người quản lý vừa cùng đội hoàn thành thử thách luôn có sức nặng hơn một thông điệp đứng riêng trên sân khấu.

Điều người điều hành phải kiểm soát sau đó là thời điểm kết thúc sân. Đây là khâu rất dễ bị kéo dài khi khách đang vui. MC muốn thêm game, doanh nghiệp thấy không khí tốt cũng muốn tiếp tục, nhưng mọi thời gian cộng thêm đều lấy trực tiếp từ khoảng nghỉ trước bữa trưa. Với chương trình chỉ một ngày, INTOUR thường đặt một mốc kết thúc tương đối rõ. Nếu xe tới chậm hoặc phần trước có phát sinh, game phụ có thể bỏ.

Kinh nghiệm thực tế là khách sẽ không tiếc một trò mà họ chưa biết tồn tại, nhưng họ cảm nhận rất rõ việc không đủ thời gian rửa mặt, chỉnh trang hoặc uống nước trước khi vào Gala Lunch. Một sân chơi tốt vì vậy nên dừng lúc người tham gia vẫn còn muốn chơi thêm một chút, chứ không kéo tới khi mọi người chỉ chờ được ngồi nghỉ.

Khoảng chuyển sang Gala Lunch phải đủ rộng để cả đoàn thay đổi trạng thái

Một trong những điểm dễ bị tính thiếu nhất là thời gian từ lúc kết thúc teambuilding đến lúc khai tiệc. Với đoàn vài chục người, khoảng này có thể nhanh; nhưng với 150–300 khách, mọi người còn phải chụp ảnh, thu đồ, đi vệ sinh, uống nước, thay hoặc chỉnh áo và di chuyển vào khu vực ăn.

Nếu doanh nghiệp có dress code riêng cho Gala Lunch, thời gian càng cần được giữ. Không nên để sân chơi lấy hết khoảng chuyển chỉ vì chương trình buổi sáng bị chậm. Người điều hành có kinh nghiệm sẽ ưu tiên cắt một game phụ hơn là đẩy toàn bộ khách vào phòng tiệc khi còn chưa ổn định.

Khi khoảng chuyển được tổ chức hợp lý, Gala Lunch bắt đầu rất khác. Các bàn có đủ khách hơn, MC không phải kéo dài phần mở đầu để chờ người còn ở ngoài, nhà hàng có thể lên món đúng nhịp và lãnh đạo bước vào phần phát biểu trong một không gian đã ổn định. Một khoảng tưởng như “không có hoạt động” lại giúp toàn bộ bữa tiệc chuyên nghiệp hơn.

Đây cũng là nguyên tắc quan trọng khi làm chương trình một ngày: không phải phút nào cũng cần được lấp. Có những khoảng nghỉ là điều kiện để phần tiếp theo hoạt động tốt.

Gala Lunch Asean Resort nên được tổ chức như một bữa tiệc giao lưu, không phải Team Building phần hai

Sau một buổi sáng nhiều tiếng hô và vận động, buổi trưa cần đổi nhịp rõ ràng. Gala Lunch có thể vui, có gameshow và sân khấu, nhưng khách phải cảm thấy mình được ngồi xuống và nghỉ. Nếu MC liên tục gọi người đứng lên, tổ chức game nối tiếp nhau rồi thêm nhiều phần biểu diễn, bữa trưa sẽ mất vai trò là khoảng ngồi lại của tập thể.

Với outing thường niên, INTOUR thường đề xuất phần khai tiệc gọn, sau đó đan xen một số nội dung có giá trị. Nếu đây là sinh nhật doanh nghiệp, bữa trưa có thể có phần kỷ niệm, video hoặc nghi thức riêng. Nếu công ty muốn tổng kết hay vinh danh, nên dành một khoảng đủ trang trọng cho việc ghi nhận. Nếu chỉ đơn thuần là chuyến nghỉ của nhân viên, không cần biến Gala Lunch thành một sự kiện quá nặng về nghi thức.

Theo kinh nghiệm tổ chức Gala, phần mở đầu không nên kéo dài. Khách sau teambuilding thường đã đói, vì vậy MC chào đoàn, kết nối chủ đề, mời đại diện doanh nghiệp chia sẻ nội dung cần thiết rồi nhanh chóng khai tiệc thường hiệu quả hơn nhiều bài phát biểu nối tiếp. Các nội dung khác có thể được bố trí theo nhịp phục vụ của nhà hàng.

Nhà hàng và sân khấu cần chạy cùng một timeline. Khi lãnh đạo đang phát biểu hoặc video quan trọng được chiếu, hoạt động phục vụ nên giảm để khách tập trung. Ngược lại, khi món nóng vừa được đưa ra, MC không nên gọi toàn bộ hội trường đứng lên chơi. Sự phối hợp này rất ít khi xuất hiện trong phần giới thiệu chương trình nhưng lại là chi tiết khách cảm nhận rõ nhất qua việc bữa tiệc có trôi chảy hay không.

Vinh danh, MC, âm thanh và sân khấu nên được đầu tư đúng mức thay vì cố làm thật lớn

Nếu Gala Lunch có phần vinh danh, sự chính xác phải đứng trước mọi hiệu ứng. Danh sách họ tên, chức danh, hạng mục, người trao và quà cần được thống nhất sớm, đặc biệt với đoàn đông chỉ nên tồn tại một phiên bản cuối để MC, kỹ thuật và hậu trường cùng sử dụng. Cúp, bằng khen hay quà nên được xếp đúng thứ tự, còn nhân sự phía sau cần biết người được gọi đang ngồi ở đâu để báo trước. Những chuẩn bị nhỏ này giúp phần trao thưởng liền mạch và người được vinh danh có cảm giác được trân trọng hơn.

MC cũng phải biết thay đổi cách dẫn so với buổi sáng. Ngoài sân cần mạnh, nhanh và kiểm soát đội hình; vào Gala Lunch lại cần tiết chế, biết lúc nào tạo tiếng cười, lúc nào nên trang trọng và lúc nào cần lùi để khách dùng bữa. Một công ty trẻ có thể phù hợp với cách dẫn linh hoạt và nhiều tương tác, trong khi đoàn có nhiều quản lý trung niên thường cần phong cách gọn và tinh tế hơn. Doanh nghiệp có nhu cầu riêng có thể kết hợp dịch vụ MC, PG, PB tại Hà Nội theo quy mô và văn hóa tập thể.

Sân khấu cũng không nên mặc định càng lớn càng tốt. Gala Lunch khoảng một trăm khách có thể chỉ cần backdrop đẹp, âm thanh rõ và một sân khấu vừa đủ; nếu doanh nghiệp có nhiều video, nội dung thương hiệu hoặc vinh danh, LED mới thực sự phát huy giá trị. Một hệ thống quá lớn có thể lấy mất không gian bàn, thu hẹp lối phục vụ và khiến khách ngồi gần loa khó chịu.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, âm thanh rõ và ổn định quan trọng hơn công suất thật lớn, bởi Gala Lunch có nhiều phần nói. Micro phải rõ, ít hú và phủ đều khu vực khách ngồi. Các hạng mục kỹ thuật có thể phối hợp với thiết bị tổ chức sự kiện tại Hà Nội theo đúng mặt bằng thực tế thay vì áp một cấu hình cho mọi chương trình.

Bữa trưa cần được nhìn bằng khả năng phục vụ đoàn đông, không chỉ bằng thực đơn

Người làm tour có kinh nghiệm khi chọn bữa ăn cho doanh nghiệp không chỉ hỏi có bao nhiêu món mà còn quan tâm bếp có phục vụ đồng đều được không. Với đoàn hai trăm khách, nếu bàn đầu đã gần dùng xong nhưng bàn cuối còn chờ món, không khí Gala Lunch sẽ lệch rất nhanh. Những bàn ăn xong bắt đầu đứng lên, trong khi sân khấu khó kéo toàn bộ khách về cùng một nhịp.

Thực đơn nên tương đối dễ dùng cho nhiều độ tuổi và phù hợp khả năng phục vụ số đông. Nếu đoàn có khách ăn chay, dị ứng hoặc cần chế độ riêng, danh sách cần được gửi trước để nhà hàng chuẩn bị. Xử lý tới lúc khách đã ngồi bàn mới báo thường khiến người có nhu cầu riêng phải chờ lâu hơn mọi người.

Nhịp lên món cũng phải đi cùng sân khấu. Khi tới phần phát biểu, vinh danh hoặc chiếu video quan trọng, việc phục vụ có thể giảm; khi chuyển sang ăn uống và giao lưu, nhà hàng tiếp tục tăng nhịp. Nếu hai bộ phận không biết kế hoạch của nhau, bữa ăn và sự kiện rất dễ cạnh tranh sự chú ý của khách.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, một Gala Lunch tốt là khi khách gần như không nhận ra phía sau có nhiều bộ phận đang phối hợp, bởi mọi thứ xuất hiện đúng lúc và không ai phải chờ.

Asean Resort 1 ngày có thể tổ chức Family Day nhưng phải thay cách vận hành

Nếu doanh nghiệp cho nhân viên đi cùng vợ/chồng và trẻ em, không nên lấy nguyên chương trình dành cho nhân viên rồi chỉ tăng số người. Gia đình có nhịp khác hoàn toàn. Trẻ nhỏ phải dậy sớm, dễ mệt sau chặng xe; người lớn tuổi không phù hợp với hoạt động quá mạnh; người thân của nhân viên cũng không nhất thiết muốn tham gia toàn bộ những nội dung nội bộ.

INTOUR thường mở một số hoạt động chung để gia đình cùng hòa vào không khí, nhưng sau đó giảm mức bắt buộc. Nhân viên có thể tiếp tục phần teambuilding chính trong khi người thân nghỉ hoặc tham gia những trải nghiệm phù hợp theo phạm vi dịch vụ thực tế được xác nhận. Gala Lunch cũng nên có thêm một vài nội dung thân thiện với gia đình và trẻ em, đồng thời bớt những phần quá nội bộ.

Family Day thành công không phải khi cả gia đình tham gia đủ từng trò, mà khi người thân cảm thấy được doanh nghiệp chào đón và có một ngày thoải mái bên nhau. Muốn vậy, chương trình cần nhiều khoảng nghỉ hơn outing thuần nhân viên.

Đây cũng là lúc lựa chọn resort phát huy giá trị. Nếu đã đưa cả gia đình tới một không gian nghỉ dưỡng mà vẫn để họ chạy theo lịch liên tục, doanh nghiệp chưa sử dụng đúng lợi thế của chuyến đi.

Phương án mưa và thay đổi thời tiết phải được chuẩn bị như một chương trình thứ hai

Teambuilding ngoài trời luôn có rủi ro về thời tiết, vì vậy INTOUR không chờ tới sáng ngày tổ chức mới hỏi nếu mưa sẽ làm gì. Khu vực thay thế, khả năng chứa đoàn, âm thanh và nhóm game dự phòng cần được xác định trước theo điều kiện thực tế tại thời điểm tổ chức.

Nếu chuyển vào trong nhà hoặc khu vực có mái che phù hợp, không thể bê nguyên những game cần chạy dài hoặc đạo cụ lớn vào. Thử thách phải đổi sang phối hợp, tư duy, giao tiếp và tương tác nhóm nhưng vẫn giữ mục tiêu chung của chương trình. Khi phương án B được xây đúng, khách vẫn có cảm giác tham gia một teambuilding hoàn chỉnh chứ không phải một buổi gameshow chữa cháy.

Doanh nghiệp và đơn vị tổ chức cũng nên thống nhất trước người có quyền quyết định chuyển phương án. Nếu thời tiết thay đổi nhưng có quá nhiều đầu mối cùng đưa ý kiến, kỹ thuật không thể setup và khách phải đứng chờ. Khi trách nhiệm rõ, đội vận hành có thể chuyển sớm trước khi khách tập trung.

Theo kinh nghiệm làm sự kiện, khách thường chấp nhận việc thời tiết buộc chương trình thay đổi. Điều khiến họ đánh giá thấp là sự bị động, chứ không phải việc kế hoạch A hay B được sử dụng.

Sau Gala Lunch nên giữ lại một khoảng nghỉ trước khi trở về Hà Nội

Một chuyến resort 1 ngày sẽ mất rất nhiều cảm giác nghỉ dưỡng nếu sau bữa trưa khách vừa đứng lên đã được thông báo tập trung lên xe. Sau teambuilding và Gala Lunch, cơ thể cần một khoảng chuyển trước chặng về, đặc biệt với đoàn có nhiều nhân viên trung niên hoặc đi cùng gia đình.

Tùy phạm vi dịch vụ thực tế đã được xác nhận tại Asean Resort, khách có thể nghỉ, đi dạo, chụp ảnh, uống nước hoặc sử dụng những tiện ích phù hợp. Không cần tổ chức thêm game và cũng không cần MC dẫn phần này.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, đây thường là lúc kết nối diễn ra tự nhiên nhất. Những người vừa được trộn đội buổi sáng có thể tiếp tục câu chuyện, quản lý có thể tới các nhóm giao lưu và nhân viên có thời gian thật sự nghỉ trước khi lên xe.

Nếu lịch vẫn còn một khoảng và doanh nghiệp muốn thêm điểm tham quan, cần tính cả thời gian tập trung của đoàn đông. Một hoạt động chỉ bốn mươi phút trên giấy có thể mất hơn một giờ khi cộng việc lên xuống xe và gọi khách. Nếu giá trị không thực sự vượt trội, để khách nghỉ thường là lựa chọn tốt hơn.

Đoàn lớn phải tăng số người vận hành chứ không chỉ thuê thêm xe

Một đoàn 250–300 khách không thể được tổ chức như đoàn 50 người chỉ bằng cách tăng số phương tiện. Mỗi xe nên có đầu mối nắm danh sách khách; sân teambuilding cần MC, điều phối viên, trọng tài, kỹ thuật và hậu cần; Gala Lunch lại cần người theo sân khấu, video, quà, người phát biểu và các nội dung vinh danh.

Nếu một hướng dẫn viên phải kiêm quá nhiều việc, chỉ cần một phát sinh ở xe là sân thiếu người, hoặc khi đang xử lý teambuilding thì phòng Gala Lunch không ai kiểm tra setup. Đây là nguyên nhân khiến nhiều chương trình có đầy đủ dịch vụ trên giấy nhưng khách vẫn phải chờ.

Với đoàn đông, INTOUR có thể bố trí thêm nhân sự sự kiện tại Hà Nội theo đúng vị trí cần thiết. Mục tiêu không phải để chương trình nhìn hoành tráng hơn, mà để nhiều việc được xử lý đồng thời. Trong lúc khách còn trên sân, phòng Gala Lunch đã được kiểm tra; trước khi MC gọi vinh danh, quà và người nhận đều sẵn; khi chuẩn bị về Hà Nội, từng trưởng xe đã nắm khách của mình.

Khách không cần biết phía sau có bao nhiêu người làm việc, nhưng họ cảm nhận rất rõ khi từng bước diễn ra trôi chảy.

Mỗi doanh nghiệp cần một phiên bản Asean Resort riêng

Cùng một địa điểm nhưng công ty công nghệ trẻ, nhà máy đông công nhân, doanh nghiệp có nhiều quản lý và chương trình Family Day không nên sử dụng cùng một cấu trúc. Công ty trẻ có thể muốn teambuilding giàu năng lượng hơn và Gala Lunch vui, trong khi đoàn quản lý cần game vừa sức, nhiều phối hợp và một bữa trưa có khoảng giao lưu. Nhà máy đông người cần luật rõ, nhiều người cùng chơi và hạn chế việc phải đứng chờ.

Nếu chuyến đi gắn với sinh nhật công ty, Gala Lunch có thể được đầu tư sâu hơn về thương hiệu, video và vinh danh. Nếu mục tiêu đơn thuần là giải tỏa sau một giai đoạn làm việc căng, không nhất thiết sân phải có tính cạnh tranh quá cao. Nếu doanh nghiệp muốn nhân sự mới hòa nhập, cách chia đội lại trở thành phần quan trọng hơn số lượng game.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, người làm chương trình phải hiểu tập thể trước rồi mới quyết định hoạt động. Không nên lấy một kịch bản từng thành công với doanh nghiệp khác, thay logo và nghĩ rằng kết quả sẽ giống nhau. Địa điểm chỉ cung cấp không gian, còn con người mới quyết định cách tổ chức.

Tour Team Building – Gala Lunch Asean Resort có thể được INTOUR tổ chức đồng bộ

Tùy quy mô và nhu cầu, INTOUR có thể phối hợp phương tiện khởi hành từ Hà Nội, ăn uống, chương trình teambuilding, MC, đạo cụ, âm thanh, Gala Lunch, backdrop, sân khấu và đội nhân sự điều hành. Nếu doanh nghiệp kết hợp sinh nhật công ty, tổng kết hoặc vinh danh, chương trình có thể bổ sung video, cúp, quà, quay phim, chụp ảnh cùng các nội dung sân khấu phù hợp.

Doanh nghiệp muốn đồng bộ hình ảnh có thể kết hợp trang trí sự kiện tại Hà Nội cho khu check-in, photobooth, backdrop và những hạng mục nhận diện theo chủ đề. Các tiện ích hay dịch vụ cụ thể tại resort nên được xác nhận theo gói thực tế tại thời điểm tổ chức trước khi đưa vào thông tin chính thức cho nhân viên.

Theo kinh nghiệm điều phối của INTOUR, tổ chức đồng bộ không đồng nghĩa tất cả hạng mục đều phải thật lớn. Một sân khấu vừa phải nhưng âm thanh rõ, một bộ game ít hơn nhưng nhiều người tham gia và một đội hậu trường đủ người thường tạo trải nghiệm tốt hơn cấu hình rất nhiều thiết bị nhưng vận hành rời rạc.

Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng bộ dịch vụ tổ chức teambuilding tại Hà Nội cùng phương tiện, ăn uống, MC, kỹ thuật và nhân sự thông qua một đầu mối, giúp tất cả các phần của chuyến đi cùng được điều hành trên một kế hoạch thống nhất.

Giá Tour Team Building – Gala Lunch Asean Resort 1 ngày phụ thuộc vào quy mô và mức đầu tư của từng doanh nghiệp

Không có một mức giá chung phù hợp cho tất cả đoàn bởi số lượng người, ngày tổ chức, loại xe, số điểm đón, tiêu chuẩn bữa ăn và cấu hình sự kiện đều khác nhau. Đoàn càng đông thì số phương tiện và số lượng nhân sự vận hành tăng, trong khi một số hạng mục như sân khấu hoặc kỹ thuật lại có thể sử dụng chung cho cả đoàn.

Teambuilding thay đổi theo số đội, loại trò chơi, đạo cụ, MC, âm thanh và số người hỗ trợ. Gala Lunch có thể được tổ chức gọn với backdrop, MC và âm thanh hoặc phát triển thành chương trình có sân khấu, LED, video, quay chụp và vinh danh.

Thời điểm tổ chức cũng ảnh hưởng khả năng sắp xếp dịch vụ, đặc biệt với đoàn lớn đi cuối tuần. Vì vậy, INTOUR thường xây phương án theo thực tế từng doanh nghiệp thay vì đưa tất cả vào một cấu hình cố định.

Nếu cần tối ưu ngân sách, nên giảm những phần ít tác động tới trải nghiệm trước. Một hạng mục trang trí có thể được làm gọn nhưng không nên cắt số nhân sự điều hành của đoàn vài trăm người tới mức khách phải đứng chờ; một hiệu ứng sân khấu có thể bỏ nhưng bữa ăn, xe và âm thanh vẫn cần giữ mức phù hợp. Người làm đoàn lâu năm hiểu rằng những khoản khách ít nhìn thấy đôi khi lại quyết định trải nghiệm nhiều nhất.

Chương trình 1 ngày vẫn cần chuẩn bị sớm nếu muốn ngày tổ chức chạy nhẹ nhàng

Không bố trí lưu trú không có nghĩa chương trình có thể được chốt sát ngày. Doanh nghiệp vẫn phải giữ phương tiện, mặt bằng, nhà hàng, MC và kỹ thuật; sau đó còn các phần chia xe, chia đội, chuẩn bị đạo cụ, thiết kế backdrop, sắp xếp quà, video và nội dung Gala Lunch.

Nếu có khách ăn chay, dị ứng hoặc chế độ đặc biệt, danh sách cần gửi trước cho nhà hàng. Nếu nhân viên có tiết mục nội bộ, file nhạc và video nên được kiểm tra sớm. Nếu chương trình có vinh danh, doanh nghiệp cần chốt một danh sách cuối để MC, kỹ thuật và hậu trường cùng sử dụng.

Theo kinh nghiệm của INTOUR, phía doanh nghiệp nên có một đầu mối đủ quyền quyết định. Khi hành chính, nhân sự, truyền thông và nhiều phòng ban cùng gửi những phiên bản khác nhau vào sát ngày, rất dễ xảy ra lỗi ở xe, chia đội, số bàn hoặc tên người được vinh danh.

Một ngày mà khách thấy chương trình đơn giản và tự nhiên thường là kết quả của rất nhiều công việc hậu trường đã được giải quyết từ trước.

Vì sao nên chọn INTOUR Hà Nội cho Tour Team Building – Gala Lunch Asean Resort 1 ngày?

Điểm khó của một chương trình 1 ngày không nằm ở việc tìm một chiếc xe hay chuẩn bị vài trò chơi, mà ở cách tất cả các phần được nối với nhau trong quỹ thời gian ngắn. Người điều hành phải biết nếu xe tới muộn thì nên rút phần nào, nếu đoàn có nhiều khách trung niên thì cường độ game cần thay đổi ra sao, lúc nào phải dừng sân để bảo vệ Gala Lunch và sau bữa trưa cần giữ bao nhiêu thời gian để chuyến đi vẫn có cảm giác nghỉ dưỡng.

INTOUR tổ chức chương trình từ góc nhìn của người làm tour và người làm sự kiện cùng lúc. Xe không chạy một kế hoạch riêng, MC không cố hoàn thành kịch bản riêng và nhà hàng cũng không phục vụ tách khỏi sân khấu. Khi một phần thay đổi, các phần liên quan phải được điều chỉnh ngay để khách không phải chịu hậu quả của việc vận hành thiếu đồng bộ.

Kinh nghiệm thực tế còn nằm ở khả năng xử lý những tình huống không thể hiện hết trên giấy. Nếu sân thực tế thay đổi, game phải đổi; nếu thời tiết không phù hợp, phương án khác phải sẵn; nếu khách đang chơi rất vui nhưng đã tới giờ, MC phải biết kết thúc; nếu nhà hàng đang phục vụ món, sân khấu cần biết nhường. Những quyết định này thường diễn ra trong vài phút nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới cảm nhận của cả đoàn.

Điều INTOUR hướng tới với Tour Team Building – Gala Lunch Asean Resort 1 ngày không phải để nhân viên trở về và nhớ hôm đó đã chơi sáu hay tám game, mà để họ nhớ mình đã có một ngày thật sự khác công việc thường ngày: buổi sáng cùng đồng nghiệp trải qua những thử thách đủ vui và đủ phối hợp, buổi trưa có thời gian ngồi lại trong Gala Lunch và phần cuối ngày vẫn đủ nhẹ để chuyến đi giữ được chất nghỉ dưỡng trước khi trở về Hà Nội.

Liên hệ tổ chức Tour Team Building – Gala Lunch Asean Resort 1 Ngày

Doanh nghiệp đang chuẩn bị Tour Team Building – Gala Lunch Asean Resort 1 ngày có thể cung cấp thời điểm dự kiến, số lượng người tham gia, cơ cấu độ tuổi, điểm đón tại Hà Nội, mục tiêu chương trình, tiêu chuẩn bữa trưa và yêu cầu Gala Lunch để INTOUR xây dựng phương án phù hợp với thực tế của đoàn.

INTOUR nhận tổ chức outing 1 ngày, teambuilding, Gala Lunch, Family Day, sinh nhật công ty, tổng kết và vinh danh cho doanh nghiệp, cơ quan, nhà máy, trường học, hiệp hội cùng các tập thể tại Hà Nội và khu vực miền Bắc.

INTOUR HÀ NỘI – TOUR TEAM BUILDING & GALA LUNCH ASEAN RESORT

Hotline: 084 20 72 772 – 084 72 72 772

Email: [email protected]

Văn phòng Hà Nội: Tòa Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Yên Hòa, Hà Nội

Website: INTOUR Hà Nội