Công Ty Tổ Chức Tour Du Lịch | Teambuilding & Sự Kiện Tại Hà Nội
HOTLINE: 084 20 72 772 | Email: [email protected]
Thiết bị tổ chức sự kiện là toàn bộ hệ thống vật tư, máy móc và hạng mục phục vụ cho việc xây dựng không gian, truyền tải nội dung, vận hành sân khấu và hỗ trợ người tham dự.
Tùy loại chương trình, danh mục thiết bị có thể chỉ gồm một bộ âm thanh, vài micro và backdrop đơn giản. Với sự kiện quy mô lớn, hệ thống có thể bao gồm sân khấu, màn hình LED, âm thanh công suất lớn, ánh sáng lập trình, nhà bạt, bàn ghế, khu vực check-in, máy phát điện, bộ đàm và thiết bị nghi thức.
Các nhóm thiết bị phổ biến gồm:
Việc lựa chọn đúng thiết bị giúp chương trình đủ công năng mà không lãng phí ngân sách vào những hạng mục không cần thiết.
Thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều phần của sự kiện:
Một hệ thống thiết bị phù hợp không nhất thiết phải có quy mô lớn. Điều quan trọng là đúng công suất, đúng không gian, đúng mục đích sử dụng và có phương án dự phòng.
Khách hàng có thể thuê riêng:
Hình thức này phù hợp khi doanh nghiệp đã có một số hạng mục hoặc địa điểm đã cung cấp sẵn thiết bị.
Thuê thiết bị sự kiện trọn gói phù hợp khi:
Khi thuê trọn gói, sơ đồ sân khấu, âm thanh, ánh sáng và màn hình có thể được tính toán đồng thời, hạn chế tình trạng mỗi nhà cung cấp lắp đặt theo một phương án riêng.
Khảo sát thực tế nên được thực hiện khi:
Buổi khảo sát giúp kiểm tra vị trí đặt sân khấu, hướng âm thanh, đường vận chuyển, khu vực tập kết thiết bị, nguồn điện và phương án tháo dỡ.
Sân khấu là khu vực trung tâm của nhiều chương trình. Kích thước và kết cấu cần phù hợp với số người xuất hiện, nội dung biểu diễn và điều kiện mặt bằng.
Các hạng mục thường gồm:
Sân khấu hội nghị thường ưu tiên chiều cao vừa phải, lối lên thuận tiện và mặt sàn phẳng. Sân khấu gala dinner có thể cần diện tích lớn hơn để biểu diễn, trao giải và tổ chức trò chơi.
Với lễ khai trương hoặc động thổ, sân khấu cần tính đến vị trí thực hiện nghi thức, số lượng đại biểu và khu vực chụp hình.
Kích thước sân khấu được tính theo:
Một sân khấu quá nhỏ gây khó khăn khi nhiều đại biểu cùng lên trao giải hoặc thực hiện nghi thức. Sân khấu quá lớn trong không gian hẹp lại làm mất cân đối và giảm diện tích chỗ ngồi.
Sân khấu phải được lắp đặt trên mặt bằng ổn định, có kết cấu chịu lực phù hợp và bậc lên xuống chắc chắn.
Cần kiểm tra:
Với chương trình ngoài trời, điều kiện gió và mưa cần được xem xét trước khi lắp mái, backdrop hoặc màn hình lớn.
Âm thanh giúp khách mời nghe rõ lời dẫn, bài phát biểu, video và tiết mục biểu diễn. Hệ thống cần được tính theo diện tích, số người, độ cao trần và mức độ ồn của không gian.
Một hệ thống cơ bản có thể gồm:
Không nên chỉ hỏi số lượng loa mà bỏ qua công suất và cách bố trí. Hai bộ loa có số lượng giống nhau nhưng chất lượng phủ âm có thể khác nhau rõ rệt.
Hội nghị cần ưu tiên giọng nói rõ, ít hú và dễ sử dụng.
Các thiết bị thường gồm:
Nếu chương trình có phần hỏi đáp, nên bố trí người cầm micro di chuyển hoặc micro tại các vị trí cố định.
Gala dinner cần hệ thống có khả năng xử lý:
Nếu có ban nhạc hoặc ca sĩ, danh sách thiết bị cần được thống nhất trước. Một số tiết mục cần mixer nhiều đường tín hiệu, loa kiểm âm, micro chuyên dụng hoặc hộp kết nối nhạc cụ.
Không gian ngoài trời làm âm thanh phân tán nhanh hơn trong hội trường. Cần tính đến:
Với chương trình đông người, có thể cần chia loa theo từng vùng thay vì đặt toàn bộ công suất tại sân khấu.
Ánh sáng giúp khách quan sát rõ sân khấu, tạo điểm nhấn cho nhân vật và hỗ trợ quay phim, chụp ảnh.
Các nhóm ánh sáng phổ biến:
Hội nghị thường cần ánh sáng ổn định, màu sắc tự nhiên và đủ sáng cho người phát biểu. Gala dinner và chương trình biểu diễn cần hệ thống linh hoạt hơn để thay đổi theo từng phần.
Ánh sáng sân khấu đẹp bằng mắt thường chưa chắc đã phù hợp với máy quay. Nếu có nhu cầu truyền thông, cần kiểm tra:
Đội hình ảnh và kỹ thuật ánh sáng nên thống nhất trước về vị trí và cường độ đèn.
Màn hình LED sự kiện được sử dụng để hiển thị logo, video, slide, hình ảnh trực tiếp và nội dung chương trình.
Có hai nhóm chính:
Màn hình ngoài trời cần độ sáng và khả năng chống chịu tốt hơn. Màn hình trong nhà có thể ưu tiên độ mịn và khoảng cách nhìn gần.
Kích thước màn hình cần phù hợp với sân khấu và số khách. Màn hình quá nhỏ khiến khách phía xa khó theo dõi. Màn hình quá lớn trong không gian hẹp có thể gây chói và làm sân khấu mất cân đối.
Nội dung nên được gửi sớm để kiểm tra:
Video, slide và hình nền nên được đặt tên rõ ràng theo timeline. Không nên sử dụng các tên tệp khó phân biệt khi kỹ thuật phải chuyển nội dung nhanh.
Máy chiếu phù hợp với hội thảo, lớp học, phòng họp hoặc chương trình có không gian vừa phải.
Khi thuê máy chiếu cần xác định:
Không gian quá sáng hoặc quá rộng có thể khiến hình ảnh máy chiếu khó quan sát. Trong trường hợp đó, màn hình LED có thể phù hợp hơn.
Nhà bạt giúp bảo vệ khách mời, thiết bị và khu vực tổ chức khỏi nắng, mưa.
Các loại thường dùng:
Kích thước được tính theo số người, cách bố trí bàn ghế, lối đi và khu vực sân khấu.
Không nên tính vừa đủ số ghế mà bỏ qua lối di chuyển, bàn kỹ thuật, quạt, khu vực phục vụ và không gian dự phòng.
Các loại bàn ghế phổ biến gồm:
Bàn ghế cần được bố trí theo sơ đồ. Với hội nghị, cần tính khoảng cách giữa các hàng và lối đi. Với gala dinner, phải bảo đảm nhân viên phục vụ di chuyển thuận tiện.
Ghế và khăn bàn nên được kiểm tra trước để tránh bẩn, nhăn hoặc thiếu số lượng.
Backdrop có thể được sử dụng tại sân khấu, cửa vào hoặc khu vực chụp ảnh.
Các dạng phổ biến:
Khu vực check-in cần tính đến:
Backdrop không nên chắn lối đi, cửa thoát hiểm hoặc luồng di chuyển chính.
Các hạng mục thường gồm:
Thiết bị nghi thức cần được kiểm tra theo số lượng đại biểu. Khay kéo, vị trí đứng và thứ tự trao dụng cụ phải được tập trước.
Một bộ nghi thức động thổ có thể gồm:
Vì chương trình thường diễn ra tại công trường hoặc khu đất trống, cần chú ý đường vận chuyển, nguồn điện, mặt bằng và thời tiết.
Danh mục thường gồm:
Hội nghị có nhiều phiên cần chuẩn bị nội dung trình chiếu, micro và biển tên riêng cho từng phần.
Gala dinner thường cần:
Nếu địa điểm đã có âm thanh hoặc sân khấu, cần kiểm tra khả năng đáp ứng trước khi quyết định thuê thêm.
Các hạng mục thường gặp:
Với chương trình tại trung tâm thương mại hoặc khu vực công cộng, kích thước và thời gian thi công phải tuân theo quy định của địa điểm.
Thiết bị có thể gồm:
Đạo cụ phải được kiểm tra trước về độ an toàn, độ bền và số lượng.
Một phương án tốt cần dựa trên nhu cầu thật thay vì cố gắng đưa càng nhiều thiết bị càng tốt.
Cần xem xét:
Theo kinh nghiệm vận hành của INTOUR Hà Nội, những thiết bị tác động trực tiếp đến khả năng nghe, nhìn và an toàn nên được ưu tiên trước hạng mục trang trí.
Tính theo diện tích, số khách, mức độ ồn, không gian kín hay mở và nội dung biểu diễn.
Cần tính số người phát biểu, phần hỏi đáp, tiết mục và số micro dự phòng.
Tính theo khoảng cách người xem, kích thước sân khấu và nội dung hiển thị.
Tính theo số người cùng xuất hiện, tiết mục, nghi thức và diện tích mặt bằng.
Tính theo số khách, đại biểu, nhân sự, kỹ thuật và lượng dự phòng.
Tính theo tổng diện tích chỗ ngồi, sân khấu, lối đi và khu vực phục vụ.
Cần tổng hợp công suất âm thanh, ánh sáng, màn hình, điều hòa, quạt và thiết bị phụ trợ.
Khách hàng cung cấp ngày giờ, địa điểm, loại chương trình, số khách và danh sách hạng mục dự kiến.
Đội ngũ kiểm tra diện tích, nguồn điện, lối vận chuyển, giờ thi công và điều kiện lắp đặt.
INTOUR đề xuất thiết bị, số lượng, thông số và nhân sự kỹ thuật.
Sân khấu, màn hình, loa, đèn, bàn ghế và lối đi được bố trí trên cùng một phương án.
Báo giá cần ghi rõ hạng mục, số lượng, thời gian sử dụng, vận chuyển, lắp đặt và kỹ thuật vận hành.
Thiết bị được kiểm tra trước giờ đón khách. Nội dung trình chiếu, micro, nhạc và hiệu ứng phải được thử theo timeline.
Kỹ thuật viên trực tại chương trình, tiếp nhận tín hiệu từ điều phối và xử lý vấn đề phát sinh.
Sau chương trình, thiết bị được kiểm kê, tháo dỡ và vận chuyển theo thời gian đã thống nhất với địa điểm.
Khách hàng nên gửi:
Thông tin càng rõ, phương án thiết bị và báo giá càng sát thực tế.
Báo giá thuê thiết bị tổ chức sự kiện tại Hà Nội phụ thuộc vào từng hạng mục và điều kiện triển khai.
Các yếu tố ảnh hưởng gồm:
Khách hàng nên yêu cầu báo giá ghi rõ:
Không nên chỉ so sánh tổng giá mà bỏ qua công suất, chất lượng thiết bị và khả năng vận hành.
INTOUR cung cấp thiết bị sự kiện tại Hà Nội cho nhiều khu vực, gồm trung tâm thành phố, khu đô thị, khách sạn, trung tâm hội nghị, trường học, nhà máy, khu công nghiệp và địa điểm ngoài trời.
Nhu cầu thường gặp gồm:
Với khu vực trung tâm, cần kiểm tra giờ xe tải được phép ra vào, vị trí đỗ và thời gian thi công. Với khu vực ngoại thành, cần tính quãng đường vận chuyển và thời gian tập kết.
Ngoài Hà Nội, INTOUR có thể xây dựng phương án cung cấp thiết bị cho chương trình tại:
Với sự kiện ngoài Hà Nội, báo giá cần làm rõ:
Nếu chương trình bắt đầu sớm, thiết bị có thể phải được vận chuyển và lắp đặt từ ngày hôm trước.
Âm thanh quá nhỏ, màn hình khó nhìn hoặc sân khấu thiếu diện tích đều ảnh hưởng đến chương trình.
Micro, dây tín hiệu, laptop, nguồn điện và các thiết bị quan trọng nên có phương án thay thế.
Nếu thi công chậm, ban tổ chức không có đủ thời gian chạy thử.
Thiếu điện hoặc điện không ổn định có thể làm gián đoạn âm thanh, ánh sáng và màn hình.
Thiết bị có thể hoạt động tốt lúc chạy thử nhưng phát sinh vấn đề khi chương trình diễn ra.
Video, slide hoặc logo sai tỷ lệ làm giảm chất lượng hình ảnh.
Mưa, gió và độ ẩm có thể ảnh hưởng đến an toàn và khả năng vận hành.
Giờ làm thêm, thay đổi địa điểm, bổ sung thiết bị hoặc kéo dài thời gian cần được quy định rõ.
Khi âm thanh, ánh sáng, sân khấu và màn hình do nhiều đơn vị riêng biệt cung cấp, việc phối hợp có thể mất nhiều thời gian.
Một đầu mối kỹ thuật chung giúp:
Với chương trình có nhiều hạng mục, nên bố trí trưởng kỹ thuật hoặc điều phối kỹ thuật tại hiện trường.
INTOUR Hà Nội hỗ trợ khách hàng từ khâu xác định nhu cầu đến hoàn thiện không gian và vận hành thiết bị.
Dịch vụ có thể bao gồm:
Khách hàng có thể thuê một hạng mục riêng hoặc giao toàn bộ phần thiết bị và vận hành cho một đầu mối.
Doanh nghiệp, tổ chức, trường học hoặc nhãn hàng đang cần cho thuê thiết bị sự kiện tại Hà Nội có thể gửi thông tin chương trình để INTOUR xây dựng danh mục và phương án bố trí phù hợp.
Để nhận báo giá sát nhu cầu, khách hàng nên cung cấp ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, thời gian sử dụng, không gian trong nhà hoặc ngoài trời và danh sách hạng mục dự kiến.
INTOUR tiếp nhận nhu cầu thuê riêng âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED, nhà bạt, bàn ghế, backdrop, thiết bị nghi thức hoặc cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội và khu vực miền Bắc.
INTOUR HÀ NỘI – THIẾT BỊ VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
INTOUR Hà Nội là chi nhánh của Công ty Du lịch INTOUR tại khu vực miền Bắc, chuyên tổ chức tour trong nước và tour quốc tế khởi hành từ Hà Nội. INTOUR phục vụ khách lẻ, gia đình, nhóm bạn, trường học, cơ quan và doanh nghiệp với các chương trình du lịch trọn gói, tour đoàn, teambuilding, gala dinner và du lịch kết hợp hội nghị.
Bên cạnh dịch vụ lữ hành, INTOUR Hà Nội còn tổ chức sự kiện, lễ khai trương, động thổ, khánh thành; hỗ trợ visa, đặt vé máy bay, thuê xe du lịch và thiết kế chương trình theo nhu cầu. Đội ngũ tư vấn đồng hành từ khâu lên kế hoạch, xây dựng lịch trình đến điều phối và phục vụ đoàn.
LỊCH LÀM VIỆC CỦA CHÚNG TÔI
HOTLINE: 084 20 72 772
Email: [email protected]
Website: intourhanoi.com
